Concepto 5: Recursos

Los Recursos son la forma de cargar esfuerzo laboral (Esfuerzo de Horas-Hombre y Equipo) en términos de dinero mediante el Precio Unidad (Price/Unit) y las Unidades Presupuestadas (Budgeted Units). Además, se puede elegir entre controlar el progreso de la actividad independiente de los recursos (lo más común via Gastos), o hacerlo por medio del consumo de los recursos, con lo cual el progreso de la actividad dependerá del gasto individual de cada recurso.

Nota: Se puede abrir cada imagen en otra pantalla de Internet con doble clic, y así podremos ampliarla para ver los detalles.

En las herramientas para control de proyectos se consideran dos tipos de costes: Los Gastos (Expenses) y los Recursos (Resources).

Cuenta de Costes (Cost Account) para Gastos de actividad
Cuenta de costes (CBS) para Recursos

Las actividades están asociadas a una Estructura de Costes (Costs Breakdown Estructure, CBS, en inglés), con lo cual tanto los gastos como los recursos asignados y gastados se reportarán por medio de la CBS.

Los Recursos se suelen basar en tres (3) tipos: Labor, No-Labor y Materiales. El primero representa el esfuerzo de una o más personas (personal administrativo, Ingenieros, técnicos, …, cuadrillas), No-Labor se asocia a las maquinarias que se usarán (Camiones, grúas, taladradoras, …, etc) donde habrá un recurso o cuadrilla manejándola, pero el coste es asociado al uso de la máquina, y la última, Materiales (Tubos, cables, bombas, transformadores, …, etc.)

Tanto con los Gastos como con los Recursos se puede calcular la Curva de gastos/esfuerzo plan y real, o Curvas S, con las cual podemos evaluar el avance planificado tanto en gastos/costes como en % de progreso.

Aunque la cantidad de Horas-Hombre (HH) y Hombre-Máquina (HM) en cada actividad se debe calcular en función de la cantidad a trabajar y la productividad del recurso, lo mostraremos después.

Realicemos un ejercicio simple en hoja de cálculo primero y luego en la herramienta. Asignaremos el mismo recurso a cuatro actividades para calcular la Curva S y en el camino iremos presentando conceptos (este cálculo se realiza en las herramientas de control, pero es necesario conocerlo), y después lo veremos en la herramienta P6.

En vez de fechas usaremos unidades de tiempo, en este ejemplo pueden ser horas, días, …, o años

Hemos distribuido las Horas-Hombre (HH) según el histórico de la empresa X, y si no hay históricos existen Curvas de distribución en P6 que ayudan a dar una dispersión de los recursos diferente a la Lineal que es la estándar.

Esta suma vertical, por período de tiempo, lo realizan las herramientas en forma automática, por lo que es necesario tener una misma unidad de medida. En algunos casos se usa directamente el coste y una moneda general. Pero, cuando se trata de llevar el control de las HH se debe tener cuidado con las unidades.

Hemos dibujado la curva de avance plan del proyecto de estas cuatro actividades basados solo en sus HH por medio de la sumatoria acumulada de sus unidades planificadas. Aunque la curva marca la mitad de cada periodo, representa el valor al final del período.

Pero no todas las actividades se distribuyen igual, veamos la distribución de la Actividad A en términos porcentuales:

Distribución de la Actividad A

Hablamos antes de asociar una Curva de distribución a cada uso de este Recurso, aunque también se puede colocar una estándar para todas las actividades. La estimación normal en planificación es la lineal.

La Actividad B tiene otra distribución:

Distribución de la Actividad B

En P6 existen unas curvas predefinidas que se pueden usar, o modificar, para todos los recursos, o las podemos usar por tipo de recurso, o crear curvas específicas para recursos específicos.

Cada una de estas Curvas de Recursos puede ser copiada para crear una nueva, y se sugiere nombrarlas con letras mayúsculas para así reconocerlas más rápido. Ponemos como ejemplo la Double Peak:

Una distribución suministrada por P6

Creamos la curva nueva como una copia de la anterior.

Modificamos la curva nueva, y a medida que cambiamos valores la flecha roja, a nuestra derecha, nos informarán de si nos pasamos de 100% o estamos por debajo.

El único problema es que la escala es de 21 posiciones, con un poco de práctica nos permitirá ajustarla adecuadamente para cada duración.

Continuamos con nuestro cálculo en las actividades. Ahora representamos en porcentaje la cantidad de recurso en cada actividad.

Vemos que no podemos usar los % totales porque todas tienen 100%, ¡Y suman 400%! Debemos ponderar cada actividad por su cantidad de HH sobre el total del Elemento EDT común a todas estas actividades, en este caso que no tiene uno, así que lo haremos sobre el total. Así sabremos la  contribución de cada actividad al proyecto (Esto lo hacen las herramientas de control).

Dividimos la cantida total de HH en cada actividad entre el total de HH, lo que nos lleva la gráfica siguiente:

En el eje vertical hemos colocado el avance sobre 100%, en vez de las HH totales, y ahora sabemos que cuando la Actividad A haya alcanzado el 100% de progreso, solo contribuirá con el 40% al total del proyecto. Todas las herramientas hacen este cálculo en cada Elemento EDT que agrupa las actividades, y todas las EDT son ponderadas también para sumar sus contribuciones en el proyecto.

Las herramientas de control permiten cambiar la forma de presentación de los recursos (meses, dias, horas, …) para hacer más fácil la revisión y el control.

Veamos esto mismo en P6, añadiendo los costes en la carpeta de Recursos con un precio de 40$/hora de una Retroexcavadora para hacer terrazas en un monte, y este precio lo colocamos a partir de una Fecha de vigencia: 1-Feb-21 (Se pueden anexar mas fechas de vigencia según las variaciones de costes de los recursos).

Al regresar de asignar el Precio/Unidad (no traducido, e igual a Standard Rate), veremos en la imagen inferior que el Precio/Unidad está en cero, no se ha asignado., esto se debe a que P6 obliga a Re-calcular para actualizar

Aprovechamos para revisar el campo de Calcular Costos a partir de Unidades. Si está en blanco se debe marcar para permitir el re-cálculo.

Para el recálculo hay una opción en el Menú principal: Herramientas->Volver a calcular costos de asignación.

En la nueva pantalla, tomamos la opción Volver a Calcular y P6 nos anuncia que, sea por Precios nuevos o por recálculo de precios, se han vuelto a calcular correctamente.

Ahora si tenemos el Precio/unitario y el Coste presupuestado:

P6 nos permite mostrar todas las periodificaciones de las Actividades y Elementos EDT, tanto de la Línea Base (LB) como del Real, acumuladas y por período, eligiendo los campos que deseamos mostrar ya sean al período como acumulados. Tomaremos la opción del menú gráfico que se indica abajo.

Hoja de cálculo de consumo de actividades

Indiquemos ahora que el avance es exactamente el planeado hasta el 26-jun-2021 y revisemos los cálculos que realiza la herramienta. Usaremos la opción de Actualizar Progreso que calculará por nosotros el avance esperado.

Actualizar progreso (Según el plan)

Vemos que varias columnas han calculado las unidades reales, así como su coste a la Fecha de corte indicada, y no hay desfases en las Líneas Base (BL).

Esta información se grafica con una opción de la herramienta. La Curva S roja (plan) y la azul (Real), se muestran una sobre la otra ya que les habíamos indicado que queriamos el cálculo de progreso real como si fuera el planeado.

Esta información se grafica con una opción de la herramienta. La Curva S roja (plan) y la azul (Real), se muestran una sobre la otra ya que les habíamos indicado que queríamos el cálculo de progreso real como si fuera el planeado.

Plan y Real cálculados por P6, faltan 4hrs de avance en el mes 5

Se ve en la gráfica que faltan 3 períodos para terminar.

NOTA: La descripción de la actividad se muestra dos veces, una para el Avance Real y otra para la Duración Remanente. para que se vea solo una vez, se debe asociar el texto a la barra de la Línea Base

En esta gráfica, aunque la diferencia se ve muy pequeña en las dos barras (en rojo) y en la curva junto al DD, por el retraso en el avance real, y se ha incrementado en un mes el pronóstico de finalización (en el cuadro verde).

De estos cálculos y gráficas hablaremos en otra entrada: Valor Ganado (EV) y Uso de Recursos.

Seguimos.

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