Examen para redes de actividades: DCMA – 14 puntos de revisión

Examen para redes de actividades: DCMA-14 puntos de revisión

La Agencia de Gerencia de Contratos de la Defensa (Defense Contract Management Agency, DCMA) del Departamento de Defensa (DoD) de los EE.UU., trabaja directamente con sus suplidores para asegurar que las empresas que suplen material, equipo y/o servicios lo entreguen en tiempo, al coste del proyecto y cumplimiento todos los requerimientos especificados en los contratos.

Uno de los factores a controlar es que el programa (Schedule) cumpla unos requisitos de calidad en la estructuración de las actividades y se llama: Evaluación DCMA de 14 puntos (DCMA 14-point assessment, en inglés). Esta revisión no son necesariamente reglas o estándares, pero suelen ser una buena medida de la sanidad, a futuro, del control del proyecto.

Primavera P6 EPPM (P6 de la nube) tiene una opción de Revisión del programa que permite evaluar el cumplimiento de estos factores. Muy pocas herramientas de control tienen esta funcionalidad. En P6 PPM existe el View Log cuando programamos las actividades de los proyectos e informa varios de estos.

1- Todas las actividades conectadas (Missing Logic). Todas las actividades deben tener predecesora/s y sucesora/s, claro que a excepción de la actividad de Inicio y la de Final que solo tienen sucesora/s o predecesora/s, respectivamente. DCMA acepta que no más del 5% de todas las actividades pueden faltarle predecesor y/o sucesor. Aunque esto parece ir en contra de las Redes en precedencia, diferente de las Redes en flecha, donde puede haber varios inicios y varios finales, realmente nos ayudará con las holguras totales y por lo tanto con la estrategia de control de las actividades.

Añadimos aquí que algunas veces hay contratistas que amarran sus Hitos (Milestones) al tiempo, con restricciones. Esto no permite ver el cambio de flujo de avance durante el progreso en el tiempo, las adelantadas/retrasadas son mas evidentes si unimos el final de su grupo o a ellas mismas con Hitos.

Otras empresas prefieren amarrar los Hitos desde el inicio, conectandolos entre ellos, con lo cual no se evidenciará ningún cambio contra el plan. En la pantalla siguiente se ve este ejemplo donde los Hitos se conectan con otros Hitos, En algunos casos estos hitos pueden ser simples alertas de %de duración que se debe respetar.

Normalmente, a excepción de Hito-Inicio, ningún otro Hito se comporta de esa manera para el control, pero para simulaciones todo vale. Lo importante es que el uso de los Hitos este consensuado y definido para cliente y contratistas, sea cual sea su uso.

El reporte de Hitos será siempre el primer reporte/vista de los Directores, Gerentes o jefe de fase/disciplina, dado que es un sumario del comportamiento en el tiempo dados los avances de las actividades.

2 – Retrasos negativos (Negative Lag/Lead). Una relación negativa entre Predecesora y Sucesora: Al terminar la actividad A, empezará la actividad B pero -20 días antes de finalizar A. Esta relación puede darnos una información incorrecta del Camino Crítico.

En la imagen, las dos actividades, A y B, resaltadas con un Retraso negativo (o solapamiento), y abajo la solución, separando la actividad A en dos.

Actividades con retraso negativo corregido

Una forma de remediar estas relaciones negativas es dividir la actividad A en dos actividades: A1 y A2, tal que A1 tenga una relación Final-Inicio (FS) con B para hacer una relación sin Retrasos negativos y con A2 (recordemos la primera recomendación de la DCMA y coloquemos una sucesora a la A2). El margen que permiten las DCMA en este caso es cero (0). Extra, los programas para análisis de riesgo, prohiben el uso de los Retrasos negativos.

3 – Retrasos positivos (Positive Lags): Al terminar la actividad A comenzará la B, después de diez (10) días, es una relación positiva entre predecesora y sucesora. Se espera que estos retrasos estén bien justificados sobre todo en el Camino Crítico. DCMA considera que un 5% de las actividades con estos retrasos en sus relaciones es un buen número. Se recomienda colocar notas con las razones del retraso y si es muy grande se recomienda sustituirlos con una actividad.

4 – Tipos de relaciones (Relationships): Se hace énfasis en el uso de las relaciones Final-Inicio (FS), se pueden usar las Inicio-Inicio (SS) y las Final-Final (FF), estas dos últimas se pueden usar en actividades paralelas (P6 las permite pero otras herramientas no) aunque siempre respetando la primera indicación de esta lista. DCMA considera que el 90% de las actividades deben usar la relación Final-Inicio (FS).

5 – No usar restricciones duras (Hard Constraints): Las restricciones mandatorias (duras) son aquellas que restringen el paso hacia adelanta y el paso hacia atrás ( Ver el Concepto 3: Camino Critico en este blog). Para P6 son: Debe Empezar en, Debe terminar en, Empezar no mas tarde que, y Terminar no mas tarde. Estas se deben evitar ya que mandan sobre las relaciones existentes, forzando la fecha indicada.

Las relaciones: Tan pronto como sea posible, Empezar antes de o Terminar antes de, se consideran relaciones suaves.

Aúnque distorsionan el Camino Crítico, DCMA permite un 5% de actividades con restricciones duras. Recordemos que P6 indica la existencia de una restricción (dura o blanda) colocando un asterísco (*) al lado de las fechas de inicio y/o final, por ejemplo: La Actividad 8 tiene una restricción en la fecha de Finalización, en la imagen se muestra:

Restricción en la fecha final de la Actividad 8

Debemos reviar que tipo de Restricción es, dura o blanda, y cambiarla o corregirla en consecuencia para seguir esta recomendación.

6 – Holgura total excesiva (High Total Float): DCMA indica que no se debe sobrepasar holguras mayores a 2 meses (40 días laborables). Las holguras muy grandes suelen ser por falta de sucesoras con el final del proyecto, con lo cual la Holgura Total que se crea será hasta el final del mismo.

7 – Holgura Total negativa (Negative Total Float): Si este valor es negativo significa que hay una restricción MÁS temprana que el final del proyecto, y no se aconseja usarla.

Es muy común que los usuarios indiquen la fecha final del proyecto en el campo Debe finalizar el generando una restricción al final. Si el proyecto se desplaza mas allá de esa fecha se crearán holguras negativas (<0), si no, solo habrán holguras positivas (>0) o de valor cero (0).

Menú para manejo de fechas del proyecto

Por ejemplo: Si en el campo Debe finalizar el, colocamos una fecha que sea un día mas tarde que la fecha final planificada, habrá una holgura de 1 día, tal como se ve en la figura de abajo.

Holgura Total positiva de 1 día por: Debe finalizar el 16-05-21

Hagamos lo contrario e indiquemos que el proyecto Debe finalizar el 13-06-21, más temprano que el fin plan actual, lo que nos llevará a una Holgura Total de -2 días.

Holgura Total negativa al tener un fecha Debe finalizar el, mas temprana que la actual

8 – Actividades con duraciones largas (High Duration Activities): Si hay actividades con una duración mayor que 44 días laborables, se deben descomponer en otras menores. DCMA permite hasta un 5% de actividades por encima de esta duración.

9 – Fechas inválidas (Invalid Dates): Este punto se refiere a las actividades en progreso, no puede haber actividades con Inicio/Final Real mayores que la fecha de corte.

Actividad 8 con Fecha inválida de progreso

10 – Recurso y costes (Resources and Costs): Los recursos/costes no son obligatorios, pero DCMA insisten en que si se han cargado en algunas actividades, debe haber recurso/costes en todas las actividades, exceptuando los Hitos.

11- Fallo en final de Línea Base (Missed Baselines): Es una relación de las actividades, que terminaron más tarde que su Línea Base (Baseline), sobre las que debieron terminar, la relación no debe ser mayor a 5%.

12 – Prueba del Camino Crítico (Critical Path Test): Pretende medir la integridad del programa. Se toma una actividad del Camino Crítico y se le aumenta la duración, exageradamente, si la fecha de final del proyecto se mueve esa misma diferencia de tiempo pasa la prueba, si no, se debe revisar la lógica del proyecto.

13 – Índice de longitud de la Ruta Crítica (Critical Path Length Index – CPLI): Es una medida de la eficiencia relativa requerida para completar un hito importante a tiempo, como por ejemplo el final del proyecto. Por supuesto que esta medición relaciona las actividades críticas que deben desarrollarse para alcanzar el hito. Se considera suficiente si la relación que sigue es superior al 0,95.

Es común hacerlo cuando hay progreso, y es la relación entre: La duración restante del proyecto (basado en las actividades críticas) más la Holgura del hito a medir (cuanto se ha adelantado o atrasado del plan), dividas entre la duración restante. Luce como un acertijo, pero trataremos de explicarlo.

1- Duración restante: Le hemos añadido a las barras rojas, que tenemos en la figura de abajo, su duración restante, y eso son: (18 + 9 + 12 + 15) = 54 días.

Es evidente que las actividades están retrasadas con respecto a la Línea Base del proyecto, por lo cual la Holgura Total del proyecto es negativa. En la imagen inferior, tenemos la columna de la Línea Base (Base 1 Finalización tardía) donde está guardada la fecha planificada de final, sea del proyecto o del hito a evaluar y en la columna Holgura Total vemos las cantidades negativas.

Cálculo CPLI con Debe finalizar el = 09-06-21

2- Para revisar la diferencia usaremos la fecha Debe finalizar el, (punto 7). Le colocamos la fecha final planificada, 09-06-21, y al Programar nos muestra una Holgura Total de -4 días. Con lo cual tenemos:

(45 + (-4)) / 45 = 41/45= 0.911

14 – Índice de ejecución de la Línea Base (Baseline Execution Index – BEI): Se calcula como la división entre el número de actividades terminadas hasta la Fecha de Corte, y el número de actividades que deberían estar terminadas hasta esta fecha, según la Línea Base. Si BEI > 1, hemos terminado más actividades de lo que preveía la Línea Base. Si BEI <1, significa que hay menos actividades terminadas de lo que deberíamos tener, según el plan, lo cual debe ser corregido. Para DCMA el factor mínimo es 95%.

Seguimos.