Proceso para generar un plan de ejecución

Es necesaria una gran cantidad de información para generar un proyecto grande/complejo, aunque en esencia es igual en los medianos/pequeños. ¿Qué se producirá al final del proyecto?, ¿Qué estructura nos permitirá controlarlo?, ¿Cuánto dura?, ¿Tiene Riesgos?, ¿Quién, y de qué, es responsable?, ¿Dónde se construirá o llevará a cabo?.

Trataremos de presentar una primera idea básica a continuación.

La planificación es el proceso que define la estrategia del proyecto, siempre se incluyen detalles y pasos específicos que guiarán en el desarrollo del futuro proyecto. De las cosas más importantes a detallar son los eventos “inesperados” que por lo general dependen de factores externos: Duración de permisos, excavaciones arqueológicas, subida del precio de materiales o problemas en las compras o sus transportes al sitio del proyecto.

Dos industriales están sentados en su club, conversando sobre sus negocios, uno de ellos dice que tiene una cantidad de material que debe procesar y el otro le contesta que él posee una fabrica para ese proceso. Ambos comentan la cantidad de material aproximada a procesar, la velocidad de procesamiento en condiciones óptimas, la forma ideal de llevar el material y el tiempo deseado para que el producto final salga al mercado y que sea un negocio para ambos. Terminada la conversación ambos llaman a sus empresas y piden un plan para llevar a cabo el negocio. Las divisiones de ingeniería de ambas empresas hacen cálculos mas precisos y se ponen en contacto para realizar un documento que llenará la caja # 1 Descripción de productos y necesidades, con los Objetivos del proyecto.

1- Objetivos: ¿Qué productos se necesitan para este proyecto?, que materiales, personal o equipo son indispensables para completarlo. Claro que en este punto ya existe una Ingeniería. Se suele empezar con una ingeniería conceptual que nos permitirá crear un proyecto muy sencillo, en la ingeniería básica se amplía la información, la red de actividades crecerá y las compras se definen. En la Ingeniería de detalle ya hablamos con los contratistas seleccionados, pedimos ofertas, y nuestra red de actividades crece significativamente.

2- Organigrama: ¿Qué estructura organizativa se encargará del proyecto? Si es una empresa grande se usará el sistema matricial donde se escogerá personal de la organización y se asignará al proyecto, este personal tendrá dos jefes: El de su organización y la gerencia del proyecto. Si el tamaño de la empresa no lo permite, se deberá asignar al personal que seguirá cumpliendo sus funciones, más las del proyecto.

3- EDT (WBS): ¿Qué estructura nos permitirá responder todas las preguntas de costes, tiempos, esfuerzo, progreso, gastos, …, etc.

4- Asignación de responsables: ¿Quién se encargará de organizar y responder la información que se “requiera” en cada fase o contrato? Se le conoce como Estructura de la Organización (Organization Breakdown Structure, OBS, en Inglés). esta se une a la EDT/WBS y a la estructura de costes de la organización (CBS), con lo cual ataremos todas las actividades a sus respectivas estructuras: OBS, CBS y WBS.

5- Red de trabajo: ¿Cómo se organizarán las actividades en el tiempo, sucesoras, hitos, actividades resumen, …?,

debe construirse por especialidades y luego armar todo el conjunto en una red de actividades, tratando de respetar los 14 puntos de la DCMA.

6- Cronograma: La red de actividades total, que tendrán uno o más calendarios, uno o más contratistas, cumpliendo con las mejores normas para evitar, en lo posible, actividades fuera de secuencia, caminos críticos innecesarios o incorrectos. Se alimentará de cada fase de ingeniería: Conceptual, básica y detalle. Y debe ser proporcional al equipo que la maneje, 2.000 actividades con una sola persona es inviable, aun cuando no todas ocurrirán simultáneamente.

7- Asignación de recursos: Conociendo el Cuándo, se reevaluan los recursos necesarios para tener un coste plan mas ajustado en función de las necesidades.

En proyectos grandes/complejos se suele revisar el cronograma cada 6 meses para cambiar/añadir relaciones, prevenir reclamos, ajustar los recursos de labor y/o los gastos. Usualmente se dice que un contable hace una labor Post-Mortem, ¿Cuanto gastamos?, mientras que un planificador no puede hacer eso, no es esa su función. Se debe prevenir/alertar por medio del plan original y el avance actual, y añadimos: “Por medio del plan revisado y el avance actual” ya que el Plan se debe revisar continuamente, y con frecuencia actualizarlo a las condiciones imperantes.

Muchas veces se nos tilda a los planificadores de pesimistas, pero eso nos hace caer en un grupo especial de ese concepto, redefiniéndolo como: Somos Optimistas, con información.

Seguimos.