Concepto 3: Actividades

Las actividades definen el tiempo y el coste, total y por períodos, de un proyecto. Se conectan entre ellas para que el algoritmo de la herramienta pueda calcular las fechas de inicio y fin, progreso parcial e impacto en las fechas de las actividades, así como los gastos que se moverán con las actividades.

Red de actividades

Definimos Malla, Cronograma, Diagrama de Barras o Red de Actividades, del inglés Activity Network, como la representación gráfica en  forma  de  malla  (red)  de las actividades que componen el proyecto, constituidas por símbolos (barras coloreadas o rombos) interrelacionados en forma lógica mostrando sus duraciones sobre un diagrama de tiempo.

Usualmente se llama Diagrama de Barras, sin las conexiones se llama Diagrama de Gantt.

Existe cuatro (4) formas de conectar las actividades entre ellas, Fin a Inicio (la mas recomendada), Inicio a Inicio, Fin a Fin y Comienzo a Fin, pero solo se usan tres (3) primeras ya que la cuarta no se ha podido usar de una forma práctica. El Departamento de Defensa de los EE.UU. (DoD) y el ISO-9000 para gerencia de proyectos de U.K. desaconsejan su uso o no lo mencionan, respectivamente.

Decimos que A se conecta con B, o que A precede a B, designando Precedente a la actividad A y Sucesora a la B, la flecha entre ellas indica la sucesora.

Relación  Final-Inicio / Finish-Start (FS)

Al finalizar A empieza B, y puede haber un retardo (n) períodos de tiempo entre ambas.

Relación  Inicio-Inicio / Start-Start (SS)

Al empezar A empieza B, y puede haber un retardo de (n) períodos de tiempo entre ambos inicios.

Relación  Final a Final / Finish-Finish (FF)

Al finalizar A finaliza B, y puede haber un retardo (n) entre ambos finales.

Esto es sencillo con dos actividades, y cuando tenemos 200 o 1.000 actividades habrá unas Predecesoras que mandarán mas que otras sobre la Sucesora común, esto se calculará con el Método de Ruta Crítica (Critical Path Method, CPM, en inglés) cuando realizemos la acción que llamamos Programar (función F9), que también comentaremos.

Actividades y las 4 relaciones

Solo hemos mostrado una Predecesora y una Sucesora, pero puede haber mas de una sucesora y/o mas de una predecesora. En P6 se pueden conectar las actividades en paralelo, esto es una ventaja sobre otros paquetes que no lo pueden hacer, podemos conectar 10.000 actividades en forma paralela, todas Inicio a Inicio y Final a Final simultaneamente, esto permite modularizar las relaciones en grupos de actividades, sin caer en excesivo detalle,

Actividades conectadas en paralelo

Tipos de actividades

Hay seis (6) tipos de actividades:

Hito de inicio, que solo tiene fecha de inicio y se usa para iniciar un proyecto o para iniciar un grupo de actividades dentro de un Elemento EDT. Se simboliza con un rombo negro.

Hito de Final,que solo tiene fecha de final y se usa para finalizar un proyecto o para  finalizar un grupo de actividades dentro de un Elemento EDT. Se simboliza con un rombo negro.

Dependiente de tarea, su duración no depende de los recursos que se le asignen, es decir no se ajusta a la disminución o aumento de los recursos que  contenga. Si no es una actividad Crítica se representa por una barra verde, de lo contrario es de color rojo.

Dependiente de recurso, su duración depende de los recursos que se le asignen, es decir se ajusta a la disminución o aumento de los recursos que  contenga, permitiendo nivelar los recursos cuando sea necesario. Se dibuja igual que la anterior.

Nivel de esfuerzo, se usa para  representar un conjunto de actividades que no pertenecen al mismo Elemento EDT pero están relacionadas y deben controlarse, se conectan con el inicio de la mas temprana y el final de la mas tardía de las actividades que se desean agrupar, suele llevar los Costes Indirectos/Administrativos. Se suele representar como una barra  de color verde oscuro, o al gusto del usuario, nunca es parte del Camino Crítico.

Sumario, se usa para representar la duración total de algunas actividades dentro de un Elemento EDT, evitando crear un nuevo elemento a la estructura. Se puede usar para cargar un estimado de los recursos/costes. Se dibuja al gusto del usuario. Nunca es parte del Camino Crítico.

Fechas de actividades

Revisemos por un momento las fechas de Inicio y final de las actividades:

Actividades con fechas, campo de Crítico y Holgura

Es importante recordar que estas actividades tienen un calendario para poder tomar en cuenta solo los 5 días laborables, puede haber distintos calendarios en el proyecto y turnos para los recursos. En este Calendario todos los inicios se hacen a primera hora del día (a las 8) y todos los finales a la última hora del día (a las 17), definidos ambos en el calendario del proyecto.

Una vez las actividades están planificadas, se genera una Línea Base (Baseline) contra la cual se comparará para evaluar los retrasos. Asumamos que todos los Avances se han realizado correctamente con lo cual la Línea base y las actividades no tienen diferencia, como en la imagen siguiente:

Actividades con el avance planificado vs su Línea base

Las fechas se han mantenido y el proyecto podría terminar a tiempo. La letra A al lado de las fechas indica Fecha Actual/Real.

Asumamos ahora que el avance no fue el planificado:

Avance retrasado, diferencia con la Línea Base.

En este caso se deben replanificar las actividades que presentan un atraso potencial.

Podemos usarlas las actividades sin recursos y mostrar secuencias de actividaes conectadas, pero el poder de una herramienta de control se basa en el detalle que se asocia y como se asocia a las actividades. El siguiente concepto, Camino crítico, nos da otra información que es necesaria para manejar redes de proyecto

Seguimos.

Concepto 1: Estructura De Trabajo (EDT)

El término EDT se traduce del inglés Work Breakdown Structure o WBS y se usa para agrupar/estructurar los trabajos a realizar en un proyecto.

La planificación y control de proyectos es necesaria para responder preguntas en el futuro del proyecto: ¿Cuánto es el coste directo?, ¿Cuánto es el gasto en equipos?, ¿Qué zona, área o dependencia tiene más retraso en tiempo o contribuye mas al retraso en costes?

Para lograr parte de estas respuestas es necesario estructurar el proyecto.

Veamos un ejemplo:

Una sola barra, sin mas detalles

En este proyecto solo hemos colocado una actividad, aunque nos han indicado que tiene dos grandes fases, I y II ¿Qué sucederá si nos preguntan cuál es el avance de la Fase I?, o si se ha iniciado la Fase II? Deberíamos poder manejar información y reportar por cada fase tales que podamos saber cuánto se ha gastado  y cuándo se calcula terminar? ¿Si se inicia la compra de equipos en diciembre, saldrán todas las ordenes de compra a tiempo? Esta gran barra no nos permitirá dar detalles.

Dos actividades en el tiempo

En esta nueva definición del proyecto hemos sido más cautos y lo hemos  dividido en dos grandes elementos representando las fases mas importantes, ¿Qué sucede si nos preguntan cuál es el avance de la ingeniería?, o el de las compras? ¿Deberíamos tener reportes individuales para cada una de etapas dentro de cada fase, y poder conocer su fecha y coste final estimado?, y por supuesto, cuando tenga avance saber su coste actual y el coste remanente. ¿Si se inicia la logística de compras en diciembre, ¿Saldrán todas las ordenes de compra a tiempo?

Otra visión del proyecto

En este tipo de proyecto tenemos más detalles, responderemos  más dudas. Haremos una Ingeniería (ING) que contendrá todas las disciplinas, y un Movimiento de Tierra (MOV. TIE) en la Fase I. Tres tanques (TNQ) y un Arranque del proyecto (ARRQ) en la Fase II.

¿Qué sucede si nos preguntan cuál es el avance de la FASE I?, o cuándo podrá iniciar la FASE II con un acierto del 90%? Deberíamos poder agrupar o sumarizar  la información que poseemos donde cada parte del proyecto resuma, en tiempo y coste, cuando se calcula terminar.

Mezclando los dos conceptos

Esta estructura parece responder más preguntas que las tres anteriores. Pero esta construida con dos partes: El resumen arriba y más detalle abajo. Ordenemos en una nueva estructura que no dé detalles de las duraciones.

Estructura DeTrabajo

Cada uno de los elementos del Nivel 3, se conectarán con actividades, que se generarán debajo de ellas: Procesos, Civil, Electricidad, Mecánica, Seguridad,… etc, las cuales contendrán: Duraciones, fechas, recursos y gastos que serán guardados en los elementos de la EDT donde están conectados, sumarizando la información.

El Nivel 3 pasará su información sumarizada a los elementos del Nivel 2, donde están conectados. Y el Nivel 2, consecuentemente, resumirá en el Nivel 1. Toda la información general, estará en el Nivel 1, pero podremos revisar las sumarizaciones parciales en los niveles 2 y 3. El detalle del Nivel 3 estará en las actividades, que son el componente que nos dará información de los adelantos o atrasos en el tiempo, junto a los recursos y costes.

Un ejemplo visual de la sumarización:

Sumarización de gastos del nivel inferior al superior

Así, podemos definir la EDT como:

Una división jerárquica del alcance del proyecto para llegar al producto o productos finales a objeto de:

1.  Identificar y definir el trabajo a ejecutar

2.  Identificar los centros de responsabilidad de los trabajos

3.  Formalizar la estructura desde los objetivos estrategicos hasta el nivel de productos.

Con lo cual

·Permite  entender  el  alcance  del  trabajo

·Permite definir el nivel de control

·Ayuda  a  organizar  y  planificar

·Simplifica  las  comparaciones

·Permite asignar  costes  y  códigos

El criterio de elaboración debe cumplir:

1.  La EDT  debe  comprender  “todo”  el  trabajo  a realizar  en  el  proyecto.

2.  Debe  permitir  la  asignación  de  trabajo  a  cada  elemento del último nivel, sea  cual  sea  su  nivel. (Este punto se entiende mejor en estructuras no simétricas)

3.  La  selección  de  los elementos del último nivel  debe  ser  hecha  de  manera  tal  que  facilite  el  registro  y  control  de  costes  y  tiempo.  Debe responder preguntas: Avance de la Red Norte, coste plan y real  del tanque 23.

4.  Se sugiere asociarla a  la  estructura  organizacional  del  proyecto.

5.  La EDT completa debe reflejar la estrategia de ejecución y la complejidad del proyecto.

6.  El primer nivel de consolidación es el proyecto y el último nivel corresponde a los productos a generar u obtener (Subestación, edificio 1, tanque A, torres eléctricas) y suelen ser sub-contratados. Este último nivel se llama Paquetes de Trabajo (Work Packages) que es donde se realizan los Trabajos/Productos.

7.  Los diferentes elementos en cada nivel deben ser claramente identificables, controlables e independientes de los otros elementos en su nivel  (debe  ser  medible  en  términos  de progreso). Todos los  Elementos EDT deben tener un número propio y único.

8.  Es  dinámica  de  acuerdo  a  las  etapas  del  proyecto. Puede crecer, ya que los proyectos dan sorpresas en la vida real y no siempre tenemos toda la definición exacta del trabajo a construir o los riesgos que pueden aparecer.

9. Es una referencia tanto interna como externa al proyecto

Por lo general se suele confundir la EDT con la (EDT + Actividades), pero deben ser diferenciadas.

En la Gráfica se muestra varios Elementos EDT, con su símbolo típico, de un proyecto, las barras rojas indican que existen actividades críticas dentro de ese Elemento EDT:

Observamos que no hay Relaciones entre los Elementos EDT, en Primavera P6 no las hay.

Y ahora, las actividades dentro de esa estructura.

Elementos EDT y actividades relacionadas

La  Asociación Americana de Ingeniería de Costes (American Association of Cost Engineering o AACE®, en inglés) propone en su documento 33R-15: Developing the Project Work Breakdowmn Structure, el siguiente desglose genérico de la estructura. Ellos sugieren que el primer nivel sea llamado cero (0) aunque es válido usar cero (0) o uno (1).

Solo se muestran algunas subdivisiones por razón de espacio.

Si esta es la estructura final de un proyecto, las actividades se conectarán debajo del nivel 5.

Seguimos.

P6 y conceptos básicos para manejar proyectos en tiempo y coste.

Planificación es el diseño de estrategia para desarrollar un proyecto y responde a las preguntas: Quién, qué, comó, cuándo, dónde, porqué y cuánto, asociadas al proyecto. Después debemos hacer la programación que detalla las fechas y permite analizar los adelantos o atrasos en el tiempo y coste, comparados con el plan Existen muchos programas para Programar proyectos en el tiempo y sus costes, vía recursos o gastos, asignados en sus actividades u operaciones. Todos ellos se basan en los mismos conceptos básicos, y entender estos conceptos es fundamental para manejar proyectos. Este blog pretende aclararlos uno por uno, con ejemplos. Por lo pronto, los presentaremos en esta entrada para luego ampliarlos.

Pero estos diseños obtienen su información del proceso de planificación inicial en el cual se definen entradas y salidas para llegar a la mejor diagramación, información y consecuente programación del proyecto. La siguiente figura muestra el proceso genérico.

Proceso general para el plan de ejecución

PROCESO PLAN DE EJECUCIÓN

Para programar se usan varias herramientas de programación, una de las más usadas en la industria minera/petrolera es Oracle Primavera 6 (P6) que ha ido evolucionando desde la version P3. La cantidad de detalles que puede manejar desde hace mucho tiempo lo han convertido en uno de los más utilizados por todas las empresas petroleras/mineras en todo el mundo. Puede manejar hasta 10.000 actividades y los proyectos se pueden conectar entre ellos o manejarse independientemente. Los conceptos que manejaremos en este blog son válidos para todas las herramientas que manejen proyectos, aunque los ejemplos se harán en P6. Extra, se mostrarán algunos términos con su nombre en español e inglés, dado que mucha de la información en Internet sobre las herramientas de control está en el segundo idioma.

Las empresas grandes (petroleras, mineras, energía,…) suelen exigir a sus contratistas el uso de Primavera por la complejidad de sus proyectos, usualmente medida por la cantidad de subcontratistas que estarán involucrados. Las empresas menos grandes que estas, usan otros paquetes porque sus proyectos son más sencillos, tienen menos subcontratistas, y se pueden conectar fácilmente con los programas de Microsoft, usar bases de datos o reportes inteligentes para sumarizar la información.

Pero la esencia de las herramientas para el control de proyectos son sus conceptos básicos, que aún siguiendo la misma base tienen diferencias, algunas sutiles y otras no.

Por ejemplo: Estructura De Trabajo (EDT), que será el agrupador de información en una estructura tipo arbol que empieza con una caja que define al proyecto y sumariza todos los valores de tiempo y costes, y continua con cajas/elementos que desglosan mas la información, que resumirá la información que la estructura de las actividades manejará: Fechas, progreso, recursos y costes.

Estructura de Trabajo – EDT

Para unas herramientas cada Elemento de la EDT, se considera una actividad y pueden conectarse entre ellos, en el caso de P6 no es posible. Por eso ante la necesidad de importar entre ellos se debe tomar en cuenta este punto.

Ejemplo de EDT, los signos + indican que se tiene mas Elementos dentro

DESARROLLO CONCEPTO EDT

Actividades

Están conectadas a los últimos elementos, mas bajos, de la EDT. Son las que se relacionan entre ellas y propician adelantos o atrasos al proyecto, permitiendo calcular fechas de inicio y término; desplazamiento de costes y/o recursos, y que se sumarizarán en los elementos a los cuales estén asociadas.

Esta parte del proyecto es la que se mueve en el tiempo, es decir: Dada una planificación de las actividades en el tiempo que será actualizada  por medio de su avance/progreso físico o el gasto de sus recursos, por horas, días, semanas o meses, se puede calcular cuánto se ha retrasado o adelantado (potencialmente) la fecha final y el flujo de gastos del proyecto.

En el gráfico se muestran las EDT que agruparán la información de las actividades.

DESARROLLO CONCEPTO ACTIVIDADES

Calendarios

Un fallo normal al planificar es no asociar a las actividades un calendario ya preestablecido para el proyecto. Tal como hemos hecho ahora al definirlo después de las actividades.

Debemos asignar un Calendario para que los cálculos de fechas se hagan correctamente. Si asignamos un calendario de 8 horas diarias y 7 días por semana (8hrsx7d) podremos empezar o terminar un sábado o un domingo. Puede suceder que unas actividades administrativas o de permisos usen uno de 8hrsx5 días. Otras actividades pueden trabajar por turnos de 8 o 6 hrs (dos turnos o más, definibles en el calendario a usar). Ninguna actividad puede usar más de un calendario.

En la figura siguiente se han colocado cuatro (4) actividades idénticas a las que hemos cambiado sus calendarios. Se ha añadido la Línea Base original en amarillo. Pero es evidente que no tienen la misma duración, si el mismo esfuerzo con diferentes calendarios.

DESARROLLO CONCEPTO CALENDARIO

Camino Crítico

Es el camino continuo que define la duración del proyecto desde el inicio de la primera actividad hasta el final de la última. Se usa el Método del Camino Crítico (Critical Path Method, CPM, en inglés) para calcularlo.

Está formado por todas las actividades que no pueden retardarse sin afectar la fecha final del proyecto, y esto se debe a que esas actividades tienen una Holgura Total igual a cero (0) días, pero depende del proyecto. Por ejemplo: Si se realiza el proyecto en la cima de una montaña y necesitan 2 a 3 dias para subir los suministros/materiales, la Holgura Total que se considerará crítica es de, al menos, 3 días.

Se considera que el porcentaje máximo de actividades que deben formar el Camino Crítico es de 10%.

Camino crítico de un proyecto de 2.250 actividades

DESARROLLO CONCEPTO CAMINO CRÍTICO

Recursos

Las personas, equipos o materiales que se usarán en cada actividad. En la siguiente imagen la Actividad 3 tiene dos recursos: Un Ingeniero mecánico y uno eléctrico con sus precios unitarios, una duración que puede ser igual, o menor, a la actividad que lo gastará y un coste total.

Recursos asignados a una actividad

DESARROLLO CONCEPTO RECURSOS

Si ahora representamos estos tres grupos de información: EDT, Red de actividades, Camino crítico y Recursos podemos usar la siguiente figura:

Gastos y Precios unitarios de Recurso

En todas las herramientas para control se puede asociar Gastos y/o Precio por unidad de recurso.

Existen Gastos predefinidios y se pueden crear más.

Se pueden asociar varias categorías y usarlas, una o más, en cualquier actividad.

Se puede asociar el Gasto en forma puntual al inicio, al final o distribuirlo en toda la actividad, hay campos para cada fase de control del Presupuesto de Gastos

Y se pueden graficar solo como Gastos, sin distinción en P6. Al exportar hacia Excel, hay una opción para los Gastos asociados a las Actividades como lo hay para Recursos y Relaciones.

Si ademas tenemos precios asignados a los recursos por sus horas, podemos tener tablas y curvas por cada uno (juego de campos de presupuesto para Gastos, para el uso de Recursos, Líneas Base de cada uno,…), es decir, los presupuestados separados o el total : Costo Total Presupuestado

Los Recursos tienen su Standard Rate que tendrá ese valor desde el 01Enero21 hasta que lo cambiemos a partir de una nueva fecha, el nuevo valor no puede sobreescribir el anterior.

Siempre y cuando recordemos que se deben recalcular los costos de asignación.

DESARROLLO CONCEPTO GASTOS

Valor Ganado

Una vez planeadas todas las relaciones y cargados los recursos/gastos se calcula, en base al calendario, las fechas planificadas. Se genera la Línea Base o plan original (barras amarillas en la imagen inferior) y se da progreso al proyecto, con lo cual las fechas reales de ocurrencia moverán a inicios mas tardíos o mas tempranos las actividades (barras azules y rojas), gracias a estos datos podemos graficar las curvas de Valor Ganado (Earned Value, EV, en Inglés) que todas las herramientas de control serias tienen que poder calcular, porque si no, no se podrían vender en los EE.UU. que ha sido el principal promotor de este tipo de parámetro de control (KPI) para sus compras de Defensa.

Se incluirán varias columnas y con esa información que la herramienta nos dá, podemos evaluar y/o corregir/proponer el próximo esfuerzo que debe hacerse para terminar en tiempo.

Recordemos siempre que todo lo que está a la derecha de la líne azul vertical (Data Date o DD) está terminado o por terminar (colores azules) y todo lo que está a la izquierda es una posibilidad, si no corregimos a tiempo. En la gráfica inferior las actividades se han realizado como fueron planeadas, pero esto nunca debe significar que dejemos de controlar/sugerir hasta el final.

Gráficos del recurso Plan y Real con progreso igual al planeado.

Seguimos.

Nelson Hernández Manso