Concepto 6: Gastos, diferentes a Recursos.

Podemos hacer la red de actividades, podemos crearle un calendario y podemos asignarle recursos. También podemos cargarle Gastos (Expenses), separados de los Recursos y generar información por períodos, con curvas acumuladas o no, …, etc.

Gastos (Expenses)

La red mostrada tiene dos EDT(WBS), y cinco actividades cada una. Hemos indicado gastos en todas ellas y podemos ver como el total de cada EDT, y en el del proyecto, se muestran en la columna Costo de gasto planificado.

Hemos definido el gasto de cada grupo de actividades en forma diferente:

En este grupo hemos definido un Gasto del cual solo queremos una unidad (1) (Unidades Presupuestadas), se muestra con 3 decimales para facilitar hasta unidades de 1/1000.

Cuando el proyecto tenga avance, podemos indicar el Costo real y P6 recalculará el Costo Restante.

En este segundo grupo, se hizo de dos formas, se ha indicado que el precio por unidad es 1, pero las unidades presupuestadas son 14400. En la segunda línea el caso más común: Unidades > 1 y Precio/unidad > 1.

Revisemos los gastos en forma de Hoja de cálculo de consumo de actividades:

en ella revisamos todos los gastos acumulados, es notable que a partir que el proyecto termina el valor de la columna de Julio se repite, es acumulada.

Como nos interesará la cantidad por período, añadamos los Costes de gastos al período

Debemos estar atentos al cambio de nombre, uno es el elegido y no siempre se escribe igual en la pantalla auxiliar.

Podemos también cambiar el período de tiempo para uno mas detallado, como por ejemplo: Día/Hora.

Y por supuesto, la curva de esos gastos prespuestados.

Al ser casi todas las actividades criticas, se ve que el margen de holgura del proyecto es muy pequeña.

Seguimos.

Concepto 5: Recursos

Los Recursos son una forma de cargar esfuerzo laboral (esfuerzo de Horas-Hombre y Equipo) en términos de dinero mediante el Precio Unidad () y las Unidades Presupuestadas (Budgeted Units). Además, se puede elegir entre controlar el progreso de la actividad independiente de los recursos (lo más común), o hacerlo por medio del consumo de los recursos, con lo cual el progreso de la actividad dependerá del gasto individual de cada recurso.

En las herramientas para control de proyectos se consideran dos tipos de costes: Los gastos y los recursos.

Las actividades están asociadas a una Estructura de Costes (Costs Breakdown Estructure, CBS, en inglés)., con lo cual tanto los gastos asociados como los recursos asignados se reportarán por medio de la CBS.

Cuenta de costes (CBS) para Gastos
Cuenta de costes (CBS) para Recursos

Los Recursos se suelen basar en tres (3) tipos: Labor, No-Labor y Materiales. El primero representa el esfuerzo de una o más personas (personal administrativo, Ingenieros, técnicos, …, cuadrillas), No-Labor se asocia a las maquinarias que se usarán (Camiones, grúas, taladradoras, …, etc) donde habrá un recurso o cuadrilla manejándola pero el coste es asociado al uso de la máquina, y la última, Materiales (Tubos, cables, bombas, transformadores, …, etc)

Una de las utilidades de los Recursos es poder calcular la Curva de gastos plan, y real o Curvas S, con la cual podemos evaluar el avance planificado tanto en gastos como en %.

Aunque la cantidad de Horas-Hombre (HH) y Hombre-Máquina (HM) se debe calcular en funcion de la cantidad a trabajar y la productividad del recurso, lo mostraremos después.

Realicemos un ejercicio simple en hoja de cálculo primero y luego en la herramienta.Asignaremos el mismo recurso a cuatro actividades para calcular su Curva S y en el camino iremos presentando conceptos (este cálculo se realiza en las herramientas de control, pero es necesario conocerlo), después lo veremos en la herrmienta P6.

En vez de fechas usaremos unidades de tiempo, en este ejemplo pueden ser horas, días,… , o años

Hemos distribuido las Horas-Hombre (HH) según el histórico de la empresa X, y si no hay históricos existen curvas de distribución en P6 que ayudan a dar una dispersión de los recursos en forma de Curva S.

Esta suma vertical, por perído de tiempo, lo realizan las herramientas en forma automática, por lo que es necesario tener una misma unidad de medida. En algunos casos se usa directamente el coste y una moneda general. Pero, cuando se trata de llevar el control de las HH se debe tener cuidado con las unidades.

Hemos dibujado la curva de avance plan del proyecto de estas cuatro actividades basados solo en sus HH por medio de la sumatoria acumulada de sus unidades planificadas. Aunque la curva marca la mitad de cada periodo, representa el valor al final del período.

Pero no todas las actividades se distribuyen igual, veamos la distribución de la Actividad A en términos porcentuales:

Distribución de la actividad A

Hablamos de asociar una curva de distribución a cada uso de este Recurso, aunque también se puede colocar una estándar para todas las actividades. La estimación normal en planificación es la lineal.

La Actividad B tiene otra distribución:

Distribución de la actividad B

En P6 existen unas curvas predefinidas que se pueden usar, o modificar, para todos los recursos, o las podemos usar por tipo de recurso, o crear curvas específicas para recursos específicos.

Cada una de estas Curvas de Recursos puede ser copiada para crear una nueva, y se sugiere nombrarlas con letras mayúsculas para así reconocerlas más rápido. Ponemos como ejemplo la Double Peak:

Una distribución suministrada por P6

Creamos la curva nueva como una copia de la anterior.

Modificamos la curva nueva, y a medida que cambiamos valores la flecha roja, a nuestra derecha, nos informarán de si nos pasamos de 100% o estamos por debajo.

El único problema es que la escala es de 21 posiciones, un poco de práctica nos permitirá ajustar adecuadamente para cada duración

Continuamos con nuestro cálculo en las actividades.

Vemos que no podemos usar los % totales porque todas tienen 100%, ¡Y suman 400%! Debemos ponderar cada actividad por su cantidad de HH sobre el total de su Elemento EDT, o en este caso que no tiene uno, así que lo haremos sobre el total. Así sabremos la  contribución de cada actividad al proyecto (Esto lo hacen las herramientas de control).

Dividimos la cantida total de HH en cada actividad entre el total de HH, lo que nos lleva la gráfica siguiente:

En el eje vertical hemos colocado el avance sobre 100%, en vez de las HH totales, y ahora sabemos que cuando la Actividad A haya alcanzado el 100% de progreso, solo contribuirá con el 40% al total del proyecto. Todos las herramientas hacen este cálculo en cada Elemento EDT que agrupa las actividades, y todas las EDT son ponderadas también para sumar sus contribuciones en el proyecto.

Las herramientas de control permiten cambiar la forma de presentación de los recursos (meses, dias, horas, …) para hacer mas fácil la revisión y el control.

Veamos esto mismo en P6, añadiendo los costes con un precio de 40$/hora de una Retroexcavadora para hacer terrazas en un monte.

Al regresar de asignar el Precio/Unidad (no traducido, e igual a Standard Rate), veremos en la imagen inferior que el Precio/Unidad está en cero, no se ha asignado.

Aprovechamos para revisar el campo de Calcular Costos a partir de Unidades. Si está en blanco se debe marcar.

Para el recálculo hay un comando en el Menú principal: Herramientas->Volver a calcular costos de asignación.

En la nueva pantalla, tomamos la opción Volver a Calcular y P6 nos anuncia que, sea por Precios nuevos o por recálculo de precios, se han vuelto a calcular correctamente.

Ahora si tenemos el Precio/unitario y el Coste presupuestado:

(Se puede abrir cada imagen en otra pantalla de Internet con doble clic, y así podremos ampliarla para ver los detalles).

Planificación del recurso

P6 nos permite mostrar todos las periodificaciones de las Actividades y Elementos EDT, tanto de la Línea Base (LB) como del Real, acumuladas y por perído.

Indiquemos ahora que el avance es exactamente el planeado hasta el 26-jun-2021 y revisemos los cálculos que realiza la herramienta. Usaremos la opción de Actualizar Progreso.

Actualizar Progreso

Vemos que varias columnas han calculado las unidades reales así como su coste a la Fecha de corte indicada, y no hay desfases en las Líneas Base (BL).

Tabla de valores calculados en la herramienta

Esta información se grafica con una opción de la herramienta. La Curva S roja (plan) y la azul (Real), se muestran una sobre la otra ya que les habiamos indicado que queriamos el cálculo de progreso real como si fuera el planeado.


Progreso real idéntico al planificado
Progreso no alineado con plan

De estos cálculos y gráficas hablaremos en otra entrada como Valor Ganado (EV)

Seguimos.

Curvas tempranas y tardías

Cualquier herramienta de control debe permitir la graficación de las curvas S como vimos en RECURSOS, pero sabiendo que hay una holgura en muchas de las actividades, ¿Cual sería el peor caso?, Que todas las actividades terminen en su Final tardío (ACTIVIDADES)

Si tenemos sus recursos cargados (y/o: heramientas, equipos, gastos), iremos al menú de Perfiles de actividades

Siempre debe haber alguna selección y supongamos que nos muestra las unidades de recursos mensuales. Con tecla derecha accedemos al menú de Opciones de perfil de consumo de actividades.

Están seleccionada las Unidades y la Mano de obra en el menú superior, y abajo la Línea Base (BL) por fechas.

¿Qué queremos? El Costo y la Mano de obra del menú superior, y abajo: el Presupuestado y la Demora restante, ambas acumuladas.

Tecla derecha para el menú

Y así generamos las dos curvas; Temprana y Tardía.

Y la siguiente pregunta obvia, es: ¿Dónde están esos valores?, ¿Podemos tomarlos, postprocesarlos o agruparlos en Excel?, la respuesta es, si.

Para revisar las cantidades debemos tomar otra opción del menú principal: Hoja de cálculo de consumo de actividades

Los campos que elegimos son los mismos de las curvas anteriores.

Solo debemos seleccionarlo, aunque debemos recordar que no marca las celdas como en Excel y no marcará toda la línea, Ctrl+C y Ctrl+V en Excel.

Se hace notar que los períodos son trimestres, cambiando la escala de tiempo en el diagrama de barras tenderemos tanto detalle como queramos, en la pantalla siguiente las cantidades por días.

Seguimos.

Concepto 2: Calendario

Ahora sí, le daremos al Calendario la posición que se merece, antes que las actividades.

Uno de los culpables más frecuentes en la planificación de los proyectos es el efecto de uno o más calendarios en el mismo proyecto.

Como son las actividades las que tendrán asignado el calendario particular que les asignen, debemos recordar que el cálculo de la Duración del Proyecto se basa en el Calendario del Proyecto, que está definido en los Valores por Defecto, marcado en rojo arriba en el menú detallado del proyecto, la Duración del Proyecto será calculada entre las Fechas de Inicio y Término de sus Actividaess en base a este calendario.

El/los calendario/s usados en las Actividades son los responsables de una planificación más acertada de las duraciones de las mismas. Aún si solo se trabajarán 5 días/semana, uno de los calendarios sugeridos en cualquier herramienta, se deben considerar las fiestas ya que de lo contrario habrá gastos propiciados por el uso de los recursos/gastos/materiales en días festivos, que no deberían existir.

Por ejemplo: las siguientes actividades son idénticas en duración y usan el mismo calendario, pero colocaremos su duración en horas y guardaremos la Duración Original en días (campo de usuario)

Las barras verticales sombreadas son los fines de semana que no se trabajan en el calendario general del proyecto.

Misma duración y calendario
Cuatro actividades, cuatro calendarios

Se observa que dos actividades empezaron el lunes, mientras que las otras dos, comenzarán en fin de semana. Cambiemos la representación de duración a días y vemos que la Actividad 2, tiene menos días de trabajo pero trabaja mas horas al día, las actividades 1, 3 y 4 tienen los mismos días laborables pero es notable que la dos últimas empiezan un sábado.

Mismas horas de trabajo pero diferente cantidad de días

Es notable la diferencia entre ellas, imaginemos 200 o 500 actividades con varios calendarios, parece imposible controlar con acierto las fechas a futuro, pero P6 controla las horas por eso no cambian aunque hallamos asignado diferentes calendarios. Ante la duda revisemos siempre el formato de horas en la Duración Original y las horas de Inicio y Término, en próximo ejemplo se muestran las horas de inicio y fin.

¿Y si las actividades están relacionadas entre ellas? Probemos una red sencilla de tres (3) actividades, y les agregaremos su Línea Base planificada.

Mismo calendario en todas: 5d/8hrs

Cambiemos el calendario de la Actividad 2 a 5días x 10hrs y Programemos.

Holgura Total en horas por calendario diferente

La Actividad 2 adquiere 2 horas de Holgura Total ya que empieza a continuación, el mismo día que termina la Actividad 1 día 8-02-21 a las 17hrs, porque su nuevo calendario se lo permite, y termina antes del Fin de semana.

Los turnos, que serán usados por los recursos en las actividades, deben estar conformados en las horas correctas para poder conectar con una Hoja de Tiempos para el control de las Horas Hombre (HH) o reportar con detalle el esfuerzo en cualquier momento.

Seguimos.

Concepto 4: Camino crítico

El Camino Crítico (Critical Path, en inglés) es la secuencia de actividades que demarcan la duración de un proyecto. Durante la planificación va desde el inicio de la primera actividad hasta el final de la última formando una secuencia de actividades conectadas.

En todas las herramientas de control se sumariza el total de días a nivel de la EDT que contiene cada grupo de actividades, en este ejemplo solo hay un elemento de EDT el agrupador: EJEMPLO01-1, y en ese caso el total de días es 93 días.

Camino crítico y la Línea Base

Esta es la planificación y hemos añadido su Línea Base, en amarillo, para poder comparar visualmente y para calcular las desviaciones en tiempo y coste.

Aprovechamos para comentar que la barra azul vertical en la ventana con barras o Diagrama de Barras es el indicador de la Fecha de Corte (DataDate) A medida que vayamos evaluando la cantidad de Progreso/avance, en las actividades, debemos moverla y recalcular cada semana o mes para una nueva fecha.

En la imagen siguiente, hemos movido la Fecha de Corte, función Programar o F9, para evaluar el avance de nuestro proyecto.

Red con Progreso y Línea base

Se ha programado la red para que cada actividad tenga el Progreso que se esperaba, por eso la fecha final es la misma que en el plan, no ha habido retrasos. Las barras totalmente azules representan las que tienen 100% de avance. La barra del DataDate se ha colocado al 30abril21. Las actividades con dos colores tienen avance parcial y decimos que la duración que queda por terminar es la Duración Remanente de la actividad.

Las actividades en 100% de progreso ya no pertenecen al camino crítico.

La holgura de las actividades se calcula gracias al Método de la ruta crítica (Critical Path Method, CPM, en inglés), y para iniciar esta explicación debemos mostrar las fechas tempranas y tardías de una actividad.

Nota de nomenclatura: ES=Early Start, EF=Early Finish (inicio y final temprano) y LS=Late Start, LF=Late Finish (inicio y final tardío)

Fechas tempranas y tardías de una actividad

En la figura anterior la barra gris representa la actividad con una duración (DUR) entre las fechas tempranas. La barra azul que emerge de la actividad, donde se marcan el Inicio y Final Tardíos, es la cantidad de Margen/Holgura que tiene una actividad para retrasarse, sin afectar a otras o al proyecto. Para saber a quién puede retrasar existen el Margen Total y el Margen Libre.

El Margen Total es el tiempo que podemos retrasar una actividad sin retrasar al proyecto.

El Margen Libre es el tiempo que podemos retrasar una actividad sin retrasar el inicio de sus sucesoras.

Vamos ahora a las fechas que hemos mostrado antes.

ES (Early Start – Inicio): Es la fecha más temprana en que puede comenzar una  actividad (asumiendo que todas las predecesoras van con el plan)

EF (Early Finish – Finalización): Es la fecha más temprana en que puede terminar una  actividad (asumiendo que todas las predecesoras van con el plan)

LS (Late Start – Inicio tardío): Es la fecha más tardía en que puede comenzar una  actividad (para poder cumplir con la fecha de terminación planificada)

LF (Late Finish – Finalización tardía): Es  la  fecha  más tardía en que puede terminar una  actividad (para poder cumplir con la fecha de terminación planificada).

Camino hacia adelante y hacia atrás.

Para calcular las fechas de inicio y fin tempranos, y las de inicio y fin tardios, se usa un algoritmo con todas las reglas entre las relaciones. Casi todos las herrmientas de control tienen la misma forma de cálculo pero no son exactamente iguales ya que algunas permiten las actividades paralelas, como P6, y otras no.

La forma clásica de enseñar este cálculo se ve en el siguiente ejemplo:

Usaremos la cantidad de días en vez de las fechas, y abajo a su izquierda, en la imagen, está la guía del código de las cajas de actividades.

Se inicia con el Camino hacia adelante, desde el Hito de inicio (duración cero) hasta la Hito de fin.

El Camino Hacia adelante está marcado en verde, la actividad A comienza el día 1 y dura 1 día (8 hrs en calendario normal), por lo que termina ese mismo día 1, la actividad B empezará a las 8 a.m. del dia 2 y dura 2 días, todo el día 2 y todo el día 3 (hasta las 6 p.m.) La fórmula a usar es

Final Temprano= Inicio Temprano + Duración – 1

La actividad C tiene dos predecesoras: la B y la I, y la regla a usar es: Manda, la que mas tarda, con lo cual la actividad I termina el día 8 y C empezará el día 9

Así vamos calculando hasta el hito de FIN, con lo cual hallamos la duración del proyecto, 18 días. Ahora nos regresamos y hacemos el mismo cálculo en las cajas de Fechas tardias.

Calculemos desde el Fin hasta el Inicio, Camino hacia atrás / Backward Pass, el Hito de FIN dura cero (0) horas, la actividad D, tiene su Final Tardío el día 18, menos 2 días de duración (18 y 17) tendrá un Inicio Tardío el día 17 a las 8 a.m. (como se muestra en la figura de abajo). En D la diferencia entre terminar el día 13 (camino hacia adelante) y el día 18 (camino hacia atrás) nos dará la Holgura Total de D, 5 días, por lo tanto no es crítica. En H la diferencia es claramente 0 días, por lo tanto es crítica.

Actividades críticas en rojo

Se han marcado con flechas rojas el Camino Crítico, que contiene a las actividades con Holgura Total = 0 días.

Ahora, todas las actividades que tienen el mismo valor en el Final Temprano (EF) y el Final Tardío (LF) tendrán Holgura Total = 0 días.

Seguimos.