Como mejorar la implantación de su herramienta de control.

Para cualquier herramienta de control de proyectos que ya haya elegido para su empresa, se desea que la instalación sea rápida y con todo lo necesario para usarla, … tan pronto como sea posible y con los menores problemas a futuro.

Muchos planificadores no han hecho la instalación de su herramienta, sobre todo en ambiente de redes o en la nube, porque ya existía y nunca la han tenido que hacer. Pero es su deber saber, o actualizar, o pedir al administrador que cambie algún parámetro cuando sea necesario.

Aunque parece irónico, un proyecto de implementación para estas herramientas de control, y sus ajustes, no es un proyecto sencillo. Supongamos que no indico los parámetros para el cálculo de EVM (Valor ganado), o no tiene claros los permisos que deben adjudicarse a cada tipo de usuario. También se da el caso que no se forma completamente a los usuarios y ellos deciden usar cualquier calendario, o no añadir las relaciones para algunas actividades que luego quedarán “Abiertas”. Obviamente la corrección de sus proyectos se hará muy cuesta arriba.

La figura de abajo muestra un esquema simplificado de una implantación de herramientas para control de proyectos.

Uno de los mayores retos de listado anterior es la Resistencia al cambio, pero todo lo que se haga en este tiempo, todas las dudas que se aclaren, todas las ventajas que se obtendrán (validadas en las pruebas con datos) redundarán en un mejor manejo de la herramienta, y una mejor gerencia de proyectos.

1-Sea ordenado con la instalación.

Además de preguntar al responsable/vendedor/consultor, reuna a todos los involucrados en la empresa para discutir y aprobar la estrategia de la implementación y resultados finales de su herramienta. Mientras más claros estén validados y comunicados estos puntos, los problemas a futuro serán menores. La mayoría de las veces, los usuarios tienen espectativas que “han oido” o que “han leído” y eso crea unas metas dificiles de manejar. Educar a los usuarios y a los que recibirán la información (usuarios finales, gerentes y directores), es un paso necesario para instalar cualquier herramienta de control.

Seguramente, lo anterior ya lo ha realizado como un proyecto interno: Buscando información, recibiendo demostraciones de los vendedores, ajustes de la estructura de su red interna y revisando programas que se comunicarán con la nueva herramienta de control. Y, muchas veces, los que recibirán los reportes/gráficos de actualización resumida no han estado en esas reuniones de pre-evaluación.

2. Entrene a su equipo

Hay un dicho popular que dice: “Tres patas hacen un banco”, y suele referirse, en general, a lo mínimo para lograr algo estable. En el área de sistemas se usa para explicar:

Un sistema de computación debe tener 3 patas sólidas: Hardware, Software y Peopleware”.

La mejor red de servidores con el mejor programa no sirven si no se entrena al personal.

Todas las heramientas son programas que resuelven problemas a proyectos específicos, con necesidades específicas. Cualquiera que seleccione debe ser conocido apropiadamente, lo cual significa: Entrenamiento. Entrene a su grupo principal de planificadores/controladores para que tengan el mejor conocimiento para usarlas. En ellos recaerá la responsabilidad del seguimiento, reportes, simulaciones, …, etc. Y serán ellos los que le ayudarán en el cambio necesario para usar todas las ventajas de las herramientas así como apoyar a los Responsables/Stakeholders que seguro tendrán muchas y muy variadas preguntas.

El entrenador de la herramienta debe dirigirlos a los mejores materiales de entrenamiento y/o ayudarlos diseñando guías fáciles de seguir, mostrando las mejores prácticas actuales, …, etc. Asegurese que todos tienen la formación, cada uno en su nivel. Así, como los reportes estándar definidos.

Dato: Siempre revise su material de entrenamiento, ya que sobre él reside mas del 80% de lo que necesita para instalar y probar bien su herramienta. El restante 20%, si no más, recae sobre los hombros del personal de apoyo o los usuarios finales.

3. Invierta tiempo en Diseño

Todas las herramientas pueden ser configuradas para mejorar su respuesta. Primavera P6, por ejemplo, necesita de una configuración inicial que es flexible y se puede cambiar en cualquier momento, pero las consecuencias pueden retrasar todo el esfuerzo de carga inicial de los proyectos. Así que, es casi obligatorio conocer estos parámetros y evaluarlos antes de cargar los proyectos. Se debe invertir tiempo evaluando que se desea hacer con la herramienta. Un ejemplo sencillo son los reportes: ¿Desea reportes sencillos de la herramienta?, entonces deberá revisarlos todos y es seguro que encontrará muchos que dan la información que necesita. ¿Desea reportes que sumaricen y dividan los recursos y sumen en varios niveles?, tal vez deba exportar a Excel y generar el reporte allí. ¿Quiere algo mas vistoso y que dá la información que desea en una sola página?, use Power-Bi.

Cada nivel de la empresa necesita un tipo de reporte de los proyectos, con un detalle específico, y toda la información detallada debería estar en una herramienta para que sea más sencillo y rápido emitirla, exportarla y sumarizarla/agruparla.

Hoy en día hay programas que permiten agrupar datos de cualquier ambiente, presentarlos graficamente y con filtros sencillos con una rapidez inigualable. No existe una herramienta que reporte a todos los niveles, debe crearse una metodología para procesar y producir la informacion deseada, al nivel deseado en el momento correcto.

Si bien para su grupo de controladores o técnicos de gestión, la nueva herramienta puede representar un cambio fuerte, use la experiencia de los instaladores que suministran y entrenan la herramienta para conseguir un manejo adecuado de este cambio. No solo que informen de las ventajas, si no que formen a su personal, aclarando sus dudas al máximo.

4. Haga revisiones de su herramienta para control

La empresa responsable de la implantación debe continuar con el servicio “En vivo” de la herramienta, corrigiendo cualquier travesura de los Bytes o sorpresivos malfuncionamientos de la herramienta. Algunos proyectos con mucha información habrán presentado algún problema en su respuesta de tiempo, y se debe analizar si estos problemas son esporádicos o se convertirán en un problema mayor.

Actualmente las nuevas versiones de las herramientas para control son algo muy común, y suele ser parte del contrato de implantación el certero seguimiento de esta nueva costumbre. Esto también conlleva revisar la respuesta de la herramienta a los datos que se manejan, asegurar o recomendar la mejor forma de manejar la información de los proyectos que han terminado, futura fuente histórica de la empresa.

Seguimos

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