Subactividades en P6 = Pasos

Una de las funcionalidades interesantes del P6 son los Pasos (Steps) para los efectos de uso, es equipotencial a unas subactividades, aunque su uso tiene sutiles diferencias.

Los Pasos se usan para manejar detalles de la actividad que no son necesariamente secuenciales pero todos deben cumplirse en el tiempo planificado de la actividad que posee los pasos para tener un progreso de 100%.

Un punto negativo de los Pasos es que no se pueden guardar en un archivo Excel, pero si en los archivos XER y XML.

Primero hagamos un ejemplo gráfico, sencillo, de procura para materiales, si bien los pasos que indicaremos son secuenciales es una forma sencilla de ejemplificarlos.

Estas compras tienen porcentajes asociados a ciertos puntos importantes del proceso, usemos un ejemplo simple:

Solicitud de la compra 5%

Emisión de planos 10%

Aprobación de planos 5%

Fabricación 70%

Llegada al almacén 10%

Obviamente la fabricación de equipos grandes o complejos tiene una auditoría en fábrica mientras se construyen, con otros puntos de control mucho mas detallados, pero para los efectos del control de la compra los que hemos nombrado son los básicos.

Porcentajes de contribución en una actividad de compra.

En algunas empresas se arma esta misma secuencia pero usando hitos y así representar cada uno de estos puntos de control, y otras empresas usan actividades secuenciales

Hagamos una traducción de esta actividad en P6, usando Pasos, pero primero recordemos que los Pasos son inútiles si no le decimos a P6 que los use, para eso es importante:

1-Tomar en cuenta los pasos en el proyecto

2-El avance se calculará en forma Física (no por duración), veremos estas acciones mas abajo.

Para ver el menú de Pasos, debermos abrir el Menú de detalle, figura siguiente.

Se abrirá una pantalla abajo del Diagrama de Barras y entre las opciones encontraremos la de Pasos, usaremos la opción Agregar (al pié de la figura siguiente) e incluiremos los pasos del gráfico inicial con el que empezamos esta entrada.

Con +Agregar iremos creando los Pasos y con Modificar, su descripción Es recomendable colocar una explicación de cada Paso, ya que puede darse el caso que haya varios tipos de SolicitudDeCompra nacional, pero si hay compra foránea se debería añadir una diferencia por Código de Actividad o por descripción.

Una vez creados los pasos de una actividad típica, se pueden guardar como una Plantilla (se muestra la figura) y reusarla en todas las actividades que tengan estos Pasos.

Nota: Marquen todos los pasos para que sean creados

Para llamar a un plantilla de pasos se usa: Menú->Empresa->Plantillas de pasos de actividades

Ahora los detalles:

Agreguemos los otros campos en los Pasos, con tecla derecha en la línea donde dice Finalizado y al abrirse el submenu elegiremos los tres campos del grupo General.

pasaremos todos los campos al menú de nuestra derecha.

Cada paso tiene un peso con respecto a los demás, a veces este peso es superior al 100, es decir, no se obliga a que tenga base 100, ya se encargará P6 de ponderarlos en la escala de 100%. Para que esto sea mas evidente colocaremos el Peso de Paso, multiplicado por 10 y veremos como el % en base 100 se calcula correctamente.

Antes de usar la red para iniciar la carga de los avances, revisemos que se ha indicado al proyecto que:

1-Tomar en cuenta los pasos en el proyecto

2-El avance se calculará en forma Física (no por duración)

Si no realizamos estas dos acciones, el cálculo de progreso no se realizará por los Pasos. Para esto cambiamos al menú del proyecto.

Seleccionamos el proyecto y en el submenú de Cálculos y seleccionamos Porcentaje finalizado de actividad según los pasos.

Y en el submenú de Valores por defecto, seleccionaremos el Tipo de porcentaje finalizado = Físico.

Ya podemos usar los Pasos para el avance.

Asumamos que la Ingeniería ha cumplido su progreso según el plan:

Y para el siguiente corte del día 20Jul21 indicamos que la actividad P001-001 se ha iniciado el día 05jUN21

el avance de las compras ha sido el 100% de las SolicitudesDeCompra, vemos el 0% en la actividad y la marca de Finalizado en los Pasos:

Como le hemos indicado al proeycto que use los Pasos para el avance físico, se ha cambiado el % de avance en la Actividad.

Programamos (F9) al DataDate (DD) = 19jul2021, para la fecha de corte el paso tiene 100% pero contribuye solo con 5%

El resultado es:

Reporte de Primavera P6 en Visualizer
Primavera P6 Informes internos
Informe estandar de P6 para Pasos
Informe mejorado con el Asistente de Informes de P6

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Riesgos en P6

Primavera P6 PPM (Professional) no pretende ser una herramienta para la gestión de riesgos, se pueden evaluar posibilidades de retardos en la red de actividades, gracias a simulaciones, pero este método es un camino muy largo y por eso se usan herramientas que han sido diseñadas para el manejo de la gestión de riesgos.

Nunca será igual evaluar una posibilidad de retardos en varias/todas las actividades que usar una herramienta para riesgos que podrá evaluar 3000 escenarios, en menos tiempo del que tardaríamos en hacer uno con las herramientas normales de planificación.

Pongamos un ejemplo visual:

En este ejemplo hecho a mano, las líneas rojas indican las duraciones pesimistas basadas en datos históricos pesimistas de la empresa, las verdes las planificadas y las grises las optimistas basadas en los históricos optimistas, esto lo podemos realizar con Líneas Base (BL), pero esto cuenta como UNA SOLA POSIBILIDAD, UN ESCENARIO.

Ahora pensemos en los Costes, de la misma forma solo estaríamos evaluando una posibilidad de sobrecoste, la misma herramienta que nos permite evaluar los escenarios de las actividades se usa para los costes.

Usemos como ejemplo una de las herramientas más famosas: Pertmaster.

Se representan las actividades planificadas originalmente, como una sombra, debajo de las actividades que se moverán.

Al final se obtienen varias curvas que deben ser evaluadas, que la herramienta lo haga rápido no significa que sea infalible.

Toda evaluación de proyecto debe ser posible con la reunión de los especialistas en la empresa, estimadores de coste, gerente del proyecto e INFORMACIÓN, si es histórica mejor, si hay compras iniciadas se debe tener las Ordenes de Compra a la mano, …, etc.

Factores de riesgo

Las variaciones en Duración y Coste se logran en base a históricos o a la experiencia de un grupo evaluador. Estos toman  en consideración los riesgos que no se plantean directamente en la red pero que pueden afectar  sus duraciones.

Este primer paso nos ayuda a reunir por factor de riesgo aquellos similares.

Estas consideraciones, sin pretender ser una lista exhaustiva, ni marcar un orden,  pueden ser:

  Externos  – Impredecibles  Externos  – Predecibles

  Internos   – No Técnicos    Internos  – Técnicos 

Ejecución Legales

Externos – Impredecibles

•Peligros naturales (Tormentas, inundaciones, terremotos)

•Eventos al Azar (Sabotaje, vandalismo, colisiones)

•Cambios reguladores (estándares de diseño, producción, ambiente)

•Decisiones Gubernamentales. • •Pandemias

Externos – predecibles

• Condiciones del Mercado (suministro y precio de  insumos, demanda, competencia)

•Condiciones operacionales (Gastos)

•Condiciones del mercado para productos y servicios de proyectos (talleres especializados, contratistas, carga de trabajo, precios)

•Cambios en el régimen de Impuestos

Internos – Técnicos

•Condiciones heredadas (del sitio, facilidades existentes, problemas ambientales)

• Cambios en la tecnología.

•Manejo inapropiado de nueva Tecnología

•Riesgos de desempeños y operabilidad

Internos – No técnicos

•Gerencia de proyecto inefectiva. •

•Deficiente alineamiento y coordinación del equipo de Proyecto.

•Carencia de planificación.

•Estimado de costos y tiempos de duración no realística.

•Retraso en aprobación de fondos y diseños.

•Recursos insuficientes o inadecuados.

•Aplicación  no efectiva del procedimiento de análisis de riesgo.

Ejecución

•Condiciones ambientales adversas.

•Baja efectividad en la contratación.

•Desempeño deficiente de las(s) contratista(s) y los proveedores.

•Condiciones adversas de labor, costes y productividad.

Legales

•Licencias y patentes. • •Riesgos contractuales.

•Riesgos ambientales (permisos)

Los planificadores no somos pesimistas, somo Optimistas con información.

Seguimos

Revisar el análisis de la red (Log)

Una de las funcionalidades de P6 permite revisar la lógica y los posibles fallos en la red de actividades, así como una parte de los 14 puntos que recomienda la Agencia de gerencia para contratos de defensa (Defense Contract Management Agency, DCMA en inglés).

Se toma la opción del menú Programar (o F9) y en la pantalla se indica la fecha y se marca la opción de Log to file, al calcularse las nuevas fechas, duraciones, …,etc. o se busca el archivo o se regresa al menú y se pulsa sobre la tecla View Log que hemos indicado con la flecha blanca, en la imagen. El archivo se suele abrir con el programa NOTES o NOTEPAD.


Menú de F9 (Programar)

Incluimos y comentamos el Log de programación:

Informe de programación/nivelación – 2021-02-07 13:11:24 – PM.exe

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Proyecto por defecto………………………………….EJEMPLO01

Proyectos: EJEMPLO01………………………………ACTIVIDADES PLAN

Configuración de programación/nivelación:

General

Programación ……………………………………………………………….

Nivelación ……………………………………………………………………..No

(Se nivelan los recursos cuando deben ajustarse según sus calendarios y necesidades)

Ignorar relaciones hacia y desde otro proyectos…….No

(Puede haber uno o más proyectos conectados a este)

Establecer como críticas las actividades abiertas ……No

(Se recomienda que no haya actividades abiertas)

Utilizar fechas de finalización previstas ………………………

Calcular programa automáticamente cuando un cambio afecte a fecha No

Nivelar recursos durante programación …………………….No

(Esto ajustaría los recursos según su disponibilidad y calendario)

Volver a calcular costos de asignación después de la programación No

Al programar actividades en progreso utilizar ………….Lógica conservada

(Se planifica con esta lógica, y en avance real se usa “Mantener en curso“)

Calcular demora de inicio a inicio desde …………………….Inicio temprano

Definir actividades críticas como flotación total menor que o igual a 0

(Se puede especificar una holgura mayor que cero (0) días por complejidades del proyecto)

Calcular flotación total como …………………………………………Flotación de finalización

Calcular flotación según fecha de finalización de ………Cada proyecto

Calendario para programar demoras de relaciones …..Calendario de actividades sucesoras

 

Advanced

 Calculate multiple float paths…………………..No

(Lo normal es Ruta critica que es el valor por defecto en Programar F9)

Estadísticas:

      # Proyectos……………………………………………….1

      # Actividades…………………………………………….10

      # No iniciado…………………………………………….10

      # En curso………………………………………………….0

      # Finalizado……………………………………………….0

      # Relaciones………………………………………………10

      # Actividades con restricciones……………..0

Errores:

Advertencias:

Actividades sin predecesores……………………………………1

Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1000 Actividad 1

Hito de inicio

Actividades sin sucesores……………………………………………1

Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1090 Actividad 10

Hito de final

Actividades fuera de secuencia………………………………….0

(Número de actividades que no tienen avance pero su/s sucesora/s si)

Actividades con fechas reales > fecha de datos……..0

(Actividades con fecha de inicio/terminó superior a la fecha de corte/datos)

Actividades de hito con relaciones no válidas…………0

El hito y los predecesores de finalización tienen calendarios dif0

(Si un hito de finalización tiene calendario diferente a sus predecesoras, se cuentan y muestran aquí)

Resultados de programación/nivelación:

————————————–

# Proyectos programados/nivelados…………………1

# Actividades programadas/niveladas……………….10

# Relaciones con otros proyectos……………………….0

Fecha de datos……………………………………………………….01-Feb-21

Primera fecha de inicio temprano………………………01-Feb-21

Última fecha de finalización temprana………………09-Jun-21

Excepciones

Actividades críticas………………………..9

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1000 Actividad 1

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1010 Actividad 2

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1020 Actividad 3

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1030 Actividad 4

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1040 Actividad 5

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1060 Actividad 7

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1070 Actividad 8

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1080 Actividad 9

            Proyecto:   EJEMPLO01   Actividad:  A1090 Actividad 10

Actividades con restricciones no cumplidas………..0

Actividades con relaciones no cumplidas…………….0

Actividades con fechas externas…………………………….0

(Las actividades que están en un proyecto externo)