Concepto 5: Recursos

Los Recursos son una forma de cargar esfuerzo laboral (esfuerzo de Horas-Hombre y Equipo) en términos de dinero mediante el Precio Unidad () y las Unidades Presupuestadas (Budgeted Units). Además, se puede elegir entre controlar el progreso de la actividad independiente de los recursos (lo más común), o hacerlo por medio del consumo de los recursos, con lo cual el progreso de la actividad dependerá del gasto individual de cada recurso.

En las herramientas para control de proyectos se consideran dos tipos de costes: Los gastos y los recursos.

Las actividades están asociadas a una Estructura de Costes (Costs Breakdown Estructure, CBS, en inglés)., con lo cual tanto los gastos asociados como los recursos asignados se reportarán por medio de la CBS.

Cuenta de costes (CBS) para Gastos
Cuenta de costes (CBS) para Recursos

Los Recursos se suelen basar en tres (3) tipos: Labor, No-Labor y Materiales. El primero representa el esfuerzo de una o más personas (personal administrativo, Ingenieros, técnicos, …, cuadrillas), No-Labor se asocia a las maquinarias que se usarán (Camiones, grúas, taladradoras, …, etc) donde habrá un recurso o cuadrilla manejándola pero el coste es asociado al uso de la máquina, y la última, Materiales (Tubos, cables, bombas, transformadores, …, etc)

Una de las utilidades de los Recursos es poder calcular la Curva de gastos plan, y real o Curvas S, con la cual podemos evaluar el avance planificado tanto en gastos como en %.

Aunque la cantidad de Horas-Hombre (HH) y Hombre-Máquina (HM) se debe calcular en funcion de la cantidad a trabajar y la productividad del recurso, lo mostraremos después.

Realicemos un ejercicio simple en hoja de cálculo primero y luego en la herramienta.Asignaremos el mismo recurso a cuatro actividades para calcular su Curva S y en el camino iremos presentando conceptos (este cálculo se realiza en las herramientas de control, pero es necesario conocerlo), después lo veremos en la herrmienta P6.

En vez de fechas usaremos unidades de tiempo, en este ejemplo pueden ser horas, días,… , o años

Hemos distribuido las Horas-Hombre (HH) según el histórico de la empresa X, y si no hay históricos existen curvas de distribución en P6 que ayudan a dar una dispersión de los recursos en forma de Curva S.

Esta suma vertical, por perído de tiempo, lo realizan las herramientas en forma automática, por lo que es necesario tener una misma unidad de medida. En algunos casos se usa directamente el coste y una moneda general. Pero, cuando se trata de llevar el control de las HH se debe tener cuidado con las unidades.

Hemos dibujado la curva de avance plan del proyecto de estas cuatro actividades basados solo en sus HH por medio de la sumatoria acumulada de sus unidades planificadas. Aunque la curva marca la mitad de cada periodo, representa el valor al final del período.

Pero no todas las actividades se distribuyen igual, veamos la distribución de la Actividad A en términos porcentuales:

Distribución de la actividad A

Hablamos de asociar una curva de distribución a cada uso de este Recurso, aunque también se puede colocar una estándar para todas las actividades. La estimación normal en planificación es la lineal.

La Actividad B tiene otra distribución:

Distribución de la actividad B

En P6 existen unas curvas predefinidas que se pueden usar, o modificar, para todos los recursos, o las podemos usar por tipo de recurso, o crear curvas específicas para recursos específicos.

Cada una de estas Curvas de Recursos puede ser copiada para crear una nueva, y se sugiere nombrarlas con letras mayúsculas para así reconocerlas más rápido. Ponemos como ejemplo la Double Peak:

Una distribución suministrada por P6

Creamos la curva nueva como una copia de la anterior.

Modificamos la curva nueva, y a medida que cambiamos valores la flecha roja, a nuestra derecha, nos informarán de si nos pasamos de 100% o estamos por debajo.

El único problema es que la escala es de 21 posiciones, un poco de práctica nos permitirá ajustar adecuadamente para cada duración

Continuamos con nuestro cálculo en las actividades.

Vemos que no podemos usar los % totales porque todas tienen 100%, ¡Y suman 400%! Debemos ponderar cada actividad por su cantidad de HH sobre el total de su Elemento EDT, o en este caso que no tiene uno, así que lo haremos sobre el total. Así sabremos la  contribución de cada actividad al proyecto (Esto lo hacen las herramientas de control).

Dividimos la cantida total de HH en cada actividad entre el total de HH, lo que nos lleva la gráfica siguiente:

En el eje vertical hemos colocado el avance sobre 100%, en vez de las HH totales, y ahora sabemos que cuando la Actividad A haya alcanzado el 100% de progreso, solo contribuirá con el 40% al total del proyecto. Todos las herramientas hacen este cálculo en cada Elemento EDT que agrupa las actividades, y todas las EDT son ponderadas también para sumar sus contribuciones en el proyecto.

Las herramientas de control permiten cambiar la forma de presentación de los recursos (meses, dias, horas, …) para hacer mas fácil la revisión y el control.

Veamos esto mismo en P6, añadiendo los costes con un precio de 40$/hora de una Retroexcavadora para hacer terrazas en un monte.

Al regresar de asignar el Precio/Unidad (no traducido, e igual a Standard Rate), veremos en la imagen inferior que el Precio/Unidad está en cero, no se ha asignado.

Aprovechamos para revisar el campo de Calcular Costos a partir de Unidades. Si está en blanco se debe marcar.

Para el recálculo hay un comando en el Menú principal: Herramientas->Volver a calcular costos de asignación.

En la nueva pantalla, tomamos la opción Volver a Calcular y P6 nos anuncia que, sea por Precios nuevos o por recálculo de precios, se han vuelto a calcular correctamente.

Ahora si tenemos el Precio/unitario y el Coste presupuestado:

(Se puede abrir cada imagen en otra pantalla de Internet con doble clic, y así podremos ampliarla para ver los detalles).

Planificación del recurso

P6 nos permite mostrar todos las periodificaciones de las Actividades y Elementos EDT, tanto de la Línea Base (LB) como del Real, acumuladas y por perído.

Indiquemos ahora que el avance es exactamente el planeado hasta el 26-jun-2021 y revisemos los cálculos que realiza la herramienta. Usaremos la opción de Actualizar Progreso.

Actualizar Progreso

Vemos que varias columnas han calculado las unidades reales así como su coste a la Fecha de corte indicada, y no hay desfases en las Líneas Base (BL).

Tabla de valores calculados en la herramienta

Esta información se grafica con una opción de la herramienta. La Curva S roja (plan) y la azul (Real), se muestran una sobre la otra ya que les habiamos indicado que queriamos el cálculo de progreso real como si fuera el planeado.


Progreso real idéntico al planificado
Progreso no alineado con plan

De estos cálculos y gráficas hablaremos en otra entrada como Valor Ganado (EV)

Seguimos.

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