Examen para redes de actividades: DCMA – 14 puntos de revisión y +

Examen para redes de actividades: DCMA-14 puntos de revisión

La Agencia de Gerencia de Contratos de la Defensa (Defense Contract Management Agency, DCMA) del Departamento de Defensa (DoD) de los EE.UU., trabaja directamente con sus suplidores para asegurar que las empresas que provean material, equipo y/o servicios, lo entreguen en tiempo, al coste del proyecto y calidad, cumpliendo todos los requerimientos especificados en los contratos.

Uno de los factores a controlar es que el programa (Schedule) cumpla unos requisitos de calidad en la estructuración de las actividades y se llama: Evaluación DCMA de 14 puntos (DCMA 14-point assessment, en inglés). Esta revisión no son necesariamente reglas o estándares, pero suelen ser una buena medida de la sanidad, a futuro, del control del proyecto.

Primavera P6 EPPM (P6 de la nube) tiene una opción de Revisión del programa que permite evaluar el cumplimiento de estos factores. Muy pocas herramientas de control tienen esta funcionalidad. En P6 PPM existe el Ver log (View Log) cuando programamos las actividades de los proyectos e informa varios de estos puntos.

Empecemos con la lista:

1- Todas las actividades conectadas (Missing Logic). Todas las actividades deben tener predecesora/s y sucesora/s, claro que a excepción de la actividad de Inicio y la de Final que solo tienen sucesora/s o predecesora/s, respectivamente. DCMA acepta que no más del 5% de todas las actividades pueden faltarle predecesor y/o sucesor. Aunque esto parece ir en contra de las Redes en precedencia, diferente de las Redes en flecha, donde puede haber varios inicios y varios finales, realmente nos ayudará con las holguras totales y por lo tanto con la estrategia de control de las actividades.

Añadimos aquí que algunas veces hay contratistas que amarran sus Hitos (Milestones) al tiempo, con restricciones. Esto no permite ver el cambio de flujo de avance durante el progreso en el tiempo, las adelantadas/retrasadas son más evidentes si unimos el final de su grupo o a ellas mismas con Hitos.

Otras empresas prefieren amarrar los Hitos desde el inicio, conectándolos entre ellos, con lo cual no se evidenciará ningún cambio contra el plan. En la pantalla siguiente se ve este ejemplo donde los Hitos se conectan con otros Hitos, pero estos no están conectados a las actividades, solo entre ellos.

El reporte de Hitos será siempre el primer reporte/vista de los directores, gerentes o jefe de fase/disciplina, dado que es un sumario del comportamiento en el tiempo dados los avances de las actividades.

2 – Retardos negativos (Negative Lag/Lead). Una relación negativa entre Predecesora y Sucesora: Al terminar la actividad A, empezará la actividad B pero -20 días antes de finalizar A. Esta relación puede darnos una información incorrecta del Camino Crítico.

En la imagen, las dos actividades, A y B, resaltadas con un Retraso negativo (o solapamiento), y abajo la solución, separando la actividad A en dos.

Actividades con retraso negativo corregido

Una forma de remediar estas relaciones negativas es dividir la actividad A en dos actividades: A1 y A2, tal que A1 tenga una relación Final-Inicio (FS) con B para hacer una relación sin Retrasos negativos y con A2 (recordemos la primera recomendación de la DCMA y coloquemos una sucesora a la A2). El margen que permiten las DCMA en este caso es cero (0). Extra, los programas para análisis de riesgo, prohíben el uso de los Retrasos negativos.

3 – Retardos positivos (Positive Lags): Al terminar la actividad A comenzará la B, después de diez (10) días, es una relación con retardo positivo entre predecesora y sucesora. Se espera que estos retardos estén bien justificados sobre todo en el Camino Crítico. DCMA considera que un 5% de las actividades con estos retardos en sus relaciones es un buen número. Se recomienda colocar notas con las razones del retardo y si es muy grande se recomienda sustituirlos con una actividad.

4 – Tipos de relaciones (Relationships): Se hace énfasis en el uso de las relaciones Final-Inicio (FS), se pueden usar las Inicio-Inicio (SS) y las Final-Final (FF), estas dos últimas se pueden usar en actividades paralelas (P6 las permite, pero otras herramientas no) aunque siempre respetando la primera indicación de esta lista. DCMA considera que el 90% de las actividades deben usar la relación Final-Inicio (FS).

5 – No usar restricciones duras (Hard Constraints): Las restricciones mandatorias (duras) son aquellas que restringen el paso hacia adelanta y el paso hacia atrás (Ver el Camino Critico). Para P6 son: Debe empezar en, Debe terminar en, Empezar no más tarde que, y Terminar no más tarde. Estas se deben evitar ya que mandan sobre las relaciones existentes, forzando la fecha indicada.

Las relaciones: Tan pronto como sea posible, Empezar antes de o Terminar antes de, se consideran relaciones suaves.

Aunque distorsionan el Camino Crítico, DCMA permite un 5% de actividades con restricciones duras. Recordemos que P6 indica la existencia de una restricción (dura o blanda) colocando un asterisco (*) al lado de las fechas de inicio y/o final, por ejemplo: La Actividad 8 tiene una restricción en la fecha de Finalización, en la imagen se muestra:

Restricción en la fecha final de la Actividad 8

Debemos revisar que tipo de Restricción es, dura o blanda, y cambiarla o corregirla en consecuencia para seguir esta recomendación.

6 – Holgura total excesiva (High Total Float): DCMA indica que no se debe sobrepasar holguras mayores a 2 meses (40 días laborables). Las holguras muy grandes suelen ser por falta de sucesoras con el final del proyecto, con lo cual la Holgura Total que se crea será hasta el final de este.

7 – Holgura Total negativa (Negative Total Float): Si este valor es negativo significa que hay una restricción MÁS temprana que el final del proyecto, y no se aconseja usarla.

Es muy común que los usuarios indiquen la fecha final del proyecto en el campo Debe finalizar el generando una restricción al final. Si el proyecto se desplaza más allá de esa fecha se crearán holguras negativas (<0), si no, solo habrá holguras positivas (>0) o de valor cero (0).

Menú para manejo de fechas del proyecto

Por ejemplo: Si en el campo Debe finalizar el, colocamos una fecha que sea un día más tarde que la fecha final planificada, habrá una holgura de 1 día, tal como se ve en la figura de abajo.

Holgura Total positiva de 1 día por: Debe finalizar el 16-05-21

Hagamos lo contrario e indiquemos que el proyecto Debe finalizar el 13-06-21, más temprano que el fin plan actual, lo que nos llevará a una Holgura Total de -2 días.

Holgura Total negativa al tener un fecha Debe finalizar el, mas temprana que la actual

8 – Actividades con duraciones largas (High Duration Activities): Si hay actividades con una duración mayor que 44 días laborables, se deben descomponer en otras menores. DCMA permite hasta un 5% de actividades por encima de esta duración.

9 – Fechas inválidas (Invalid Dates): Este punto se refiere a las actividades en progreso, no puede haber actividades con Inicio/Final Real mayores que la fecha de corte.

Actividad 8 con Fecha inválida de progreso

10 – Recursos y costes (Resources and Costs): Los recursos/costes no son obligatorios, pero DCMA insisten en que, si se han cargado en algunas actividades, debe haber recurso/costes en todas las actividades, exceptuando los Hitos.

11- Fallo en final de Línea Base (Missed Baselines): Es una relación de las actividades, que terminaron más tarde que su Línea Base (Baseline), sobre las que debieron terminar, la relación no debe ser mayor a 5%.

12 – Prueba del Camino Crítico (Critical Path Test): Pretende medir la integridad del programa. Se toma una actividad del Camino Crítico y se le aumenta la duración, exageradamente, si la fecha de final del proyecto se mueve esa misma diferencia de tiempo pasa la prueba, si no, se debe revisar la lógica del proyecto.

13 – Índice de longitud de la Ruta Crítica (Critical Path Length Index – CPLI): Es una medida de la eficiencia relativa requerida para completar un hito importante a tiempo, como por ejemplo el final del proyecto. Por supuesto que esta medición relaciona las actividades críticas que deben desarrollarse para alcanzar el hito. Se considera suficiente si la relación que sigue es superior al 0,95.

Es común hacerlo cuando hay progreso, y es la relación entre: La duración restante del proyecto (basado en las actividades críticas) más la Holgura del hito a medir (cuanto se ha adelantado o atrasado del plan), dividas entre la duración restante. Luce como un acertijo, pero trataremos de mostrarlo.

a- Duración restante: Le hemos añadido a las barras rojas, que tenemos en la figura de abajo, su duración restante, y eso son: (21 + 9 + 12 + 15) = 57días.

En la gráfica anterior es evidente que las actividades están retrasadas con respecto a la Línea Base del proyecto, por lo cual la Holgura Total del proyecto es negativa. En la imagen inferior, tenemos la columna de la Línea Base (Base 1 Finalización tardía) donde está guardada la fecha planificada de final, sea del proyecto o del hito a evaluar, y en la columna Margen Total vemos las cantidades negativas.

b- Para revisar la diferencia usaremos la fecha Debe finalizar el, (punto 7). Le colocamos la fecha final planificada, 24-05-21, y al Programar nos muestra una Holgura Total de -4 días. Con lo cual tenemos:

(57 + (-4)) / 57 = 53/57= 0.929, no es > 0.95

14 – Índice de ejecución de la Línea Base (Baseline Execution Index – BEI): Se calcula como la división entre el número de actividades terminadas hasta la Fecha de Corte, y el número de actividades que deberían estar terminadas hasta esta fecha, según la Línea Base. Si BEI > 1, hemos terminado más actividades de lo que preveía la Línea Base. Si BEI <1, significa que hay menos actividades terminadas de lo que deberíamos tener, según el plan, lo cual debe ser corregido. Para DCMA el factor mínimo es 95%.

OTRAS SUGERENCIAS +

  • Actividades con descripciones únicas “Movimiento de Tierra” y “Movimiento de tierra área10” hacen una diferencia. Si además existe un Activity Code por áreas, mejor.
  • Sin relaciones redundantes, ya que indican que no hubo revisión después de la carga de relaciones.
  • Relaciones en las actividades de tipo Sumario, o Nivel de esfuerzo diferentes a las dos necesarias
  • Que no haya duraciones con decimales. Se hacen notables cuando las duraciones son en días y hay más de un calendario con diferentes horas de trabajo.
  • No alterar los filtros estándar para esconder información al reportar al cliente o en interno.
  • Actividades fuera de secuencia sin corrección.
  • En P6, usar Campos de usuario-Fecha para esconder el marcador de Restricción de una actividad (astersíco, *)

También recomendamos la Prueba del Ácido a la red de actividades. Esta consiste en usar el progreso programado: Actualizar Progreso para evaluar la sanidad de las relaciones entre actividades.

Se recomienda realizarlo al 30, 60 y 90% de la duración total del proyecto. Veamos un ejemplo:

En este proyecto evaluaremos su sanidad para el 30 y el 90%.

Por ahora luce bien. Recordemos que solo estamos revisando la sanidad de sus relaciones, no el DCMA.

Ahora al 90%.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es prueba-de-acido-4.png

La fecha final se ha mantenido, LQQD.

Seguimos.

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