Concepto 3: Actividades

Las actividades definen el tiempo y el coste, total y por períodos, de un proyecto. Se conectan entre ellas para que el algoritmo de la herramienta pueda calcular las fechas de inicio y fin, progreso parcial e impacto en las fechas de las actividades, así como los gastos que se moverán con las actividades.

Red de actividades

Definimos Malla, Cronograma, Diagrama de Barras o Red de Actividades, del inglés Activity Network, como la representación gráfica en  forma  de  malla  (red)  de las actividades que componen el proyecto, constituidas por símbolos (barras coloreadas o rombos) interrelacionados en forma lógica mostrando sus duraciones sobre un diagrama de tiempo.

Usualmente se llama Diagrama de Barras, sin las conexiones se llama Diagrama de Gantt.

Existe cuatro (4) formas de conectar las actividades entre ellas, Fin a Inicio (la mas recomendada), Inicio a Inicio, Fin a Fin y Comienzo a Fin, pero solo se usan tres (3) primeras ya que la cuarta no se ha podido usar de una forma práctica. El Departamento de Defensa de los EE.UU. (DoD) y el ISO-9000 para gerencia de proyectos de U.K. desaconsejan su uso o no lo mencionan, respectivamente.

Decimos que A se conecta con B, o que A precede a B, designando Precedente a la actividad A y Sucesora a la B, la flecha entre ellas indica la sucesora.

Relación  Final-Inicio / Finish-Start (FS)

Al finalizar A empieza B, y puede haber un retardo (n) períodos de tiempo entre ambas.

Relación  Inicio-Inicio / Start-Start (SS)

Al empezar A empieza B, y puede haber un retardo de (n) períodos de tiempo entre ambos inicios.

Relación  Final a Final / Finish-Finish (FF)

Al finalizar A finaliza B, y puede haber un retardo (n) entre ambos finales.

Esto es sencillo con dos actividades, y cuando tenemos 200 o 1.000 actividades habrá unas Predecesoras que mandarán mas que otras sobre la Sucesora común, esto se calculará con el Método de Ruta Crítica (Critical Path Method, CPM, en inglés) cuando realizemos la acción que llamamos Programar (función F9), que también comentaremos.

Actividades y las 4 relaciones

Solo hemos mostrado una Predecesora y una Sucesora, pero puede haber mas de una sucesora y/o mas de una predecesora. En P6 se pueden conectar las actividades en paralelo, esto es una ventaja sobre otros paquetes que no lo pueden hacer, podemos conectar 10.000 actividades en forma paralela, todas Inicio a Inicio y Final a Final simultaneamente, esto permite modularizar las relaciones en grupos de actividades, sin caer en excesivo detalle,

Actividades conectadas en paralelo

Tipos de actividades

Hay seis (6) tipos de actividades:

Hito de inicio, que solo tiene fecha de inicio y se usa para iniciar un proyecto o para iniciar un grupo de actividades dentro de un Elemento EDT. Se simboliza con un rombo negro.

Hito de Final,que solo tiene fecha de final y se usa para finalizar un proyecto o para  finalizar un grupo de actividades dentro de un Elemento EDT. Se simboliza con un rombo negro.

Dependiente de tarea, su duración no depende de los recursos que se le asignen, es decir no se ajusta a la disminución o aumento de los recursos que  contenga. Si no es una actividad Crítica se representa por una barra verde, de lo contrario es de color rojo.

Dependiente de recurso, su duración depende de los recursos que se le asignen, es decir se ajusta a la disminución o aumento de los recursos que  contenga, permitiendo nivelar los recursos cuando sea necesario. Se dibuja igual que la anterior.

Nivel de esfuerzo, se usa para  representar un conjunto de actividades que no pertenecen al mismo Elemento EDT pero están relacionadas y deben controlarse, se conectan con el inicio de la mas temprana y el final de la mas tardía de las actividades que se desean agrupar, suele llevar los Costes Indirectos/Administrativos. Se suele representar como una barra  de color verde oscuro, o al gusto del usuario, nunca es parte del Camino Crítico.

Sumario, se usa para representar la duración total de algunas actividades dentro de un Elemento EDT, evitando crear un nuevo elemento a la estructura. Se puede usar para cargar un estimado de los recursos/costes. Se dibuja al gusto del usuario. Nunca es parte del Camino Crítico.

Fechas de actividades

Revisemos por un momento las fechas de Inicio y final de las actividades:

Actividades con fechas, campo de Crítico y Holgura

Es importante recordar que estas actividades tienen un calendario para poder tomar en cuenta solo los 5 días laborables, puede haber distintos calendarios en el proyecto y turnos para los recursos. En este Calendario todos los inicios se hacen a primera hora del día (a las 8) y todos los finales a la última hora del día (a las 17), definidos ambos en el calendario del proyecto.

Una vez las actividades están planificadas, se genera una Línea Base (Baseline) contra la cual se comparará para evaluar los retrasos. Asumamos que todos los Avances se han realizado correctamente con lo cual la Línea base y las actividades no tienen diferencia, como en la imagen siguiente:

Actividades con el avance planificado vs su Línea base

Las fechas se han mantenido y el proyecto podría terminar a tiempo. La letra A al lado de las fechas indica Fecha Actual/Real.

Asumamos ahora que el avance no fue el planificado:

Avance retrasado, diferencia con la Línea Base.

En este caso se deben replanificar las actividades que presentan un atraso potencial.

Podemos usarlas las actividades sin recursos y mostrar secuencias de actividaes conectadas, pero el poder de una herramienta de control se basa en el detalle que se asocia y como se asocia a las actividades. El siguiente concepto, Camino crítico, nos da otra información que es necesaria para manejar redes de proyecto

Seguimos.

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