Concepto 6: Gastos, diferentes a Recursos.

Podemos hacer la red de actividades, podemos crearle un calendario y podemos asignarle recursos. También podemos cargarle Gastos (Expenses), separados de los Recursos y generar información por períodos, con curvas acumuladas o no, …, etc.

Gastos (Expenses)

La red mostrada tiene dos EDT(WBS), y cinco actividades cada una. Hemos indicado gastos en todas ellas y podemos ver como el total de cada EDT, y en el del proyecto, se muestran en la columna Costo de gasto planificado.

Hemos definido el gasto de cada grupo de actividades en forma diferente:

En este grupo hemos definido un Gasto del cual solo queremos una unidad (1) (Unidades Presupuestadas), se muestra con 3 decimales para facilitar hasta unidades de 1/1000.

Cuando el proyecto tenga avance, podemos indicar el Costo real y P6 recalculará el Costo Restante.

En este segundo grupo, se hizo de dos formas, se ha indicado que el precio por unidad es 1, pero las unidades presupuestadas son 14400. En la segunda línea el caso más común: Unidades > 1 y Precio/unidad > 1.

Revisemos los gastos en forma de Hoja de cálculo de consumo de actividades:

en ella revisamos todos los gastos acumulados, es notable que a partir que el proyecto termina el valor de la columna de Julio se repite, es acumulada.

Como nos interesará la cantidad por período, añadamos los Costes de gastos al período

Debemos estar atentos al cambio de nombre, uno es el elegido y no siempre se escribe igual en la pantalla auxiliar.

Podemos también cambiar el período de tiempo para uno mas detallado, como por ejemplo: Día/Hora.

Y por supuesto, la curva de esos gastos prespuestados.

Al ser casi todas las actividades criticas, se ve que el margen de holgura del proyecto es muy pequeña.

Seguimos.

Concepto 5: Recursos

Los Recursos son una forma de cargar esfuerzo laboral (esfuerzo de Horas-Hombre y Equipo) en términos de dinero mediante el Precio Unidad () y las Unidades Presupuestadas (Budgeted Units). Además, se puede elegir entre controlar el progreso de la actividad independiente de los recursos (lo más común), o hacerlo por medio del consumo de los recursos, con lo cual el progreso de la actividad dependerá del gasto individual de cada recurso.

En las herramientas para control de proyectos se consideran dos tipos de costes: Los gastos y los recursos.

Las actividades están asociadas a una Estructura de Costes (Costs Breakdown Estructure, CBS, en inglés)., con lo cual tanto los gastos asociados como los recursos asignados se reportarán por medio de la CBS.

Cuenta de costes (CBS) para Gastos
Cuenta de costes (CBS) para Recursos

Los Recursos se suelen basar en tres (3) tipos: Labor, No-Labor y Materiales. El primero representa el esfuerzo de una o más personas (personal administrativo, Ingenieros, técnicos, …, cuadrillas), No-Labor se asocia a las maquinarias que se usarán (Camiones, grúas, taladradoras, …, etc) donde habrá un recurso o cuadrilla manejándola pero el coste es asociado al uso de la máquina, y la última, Materiales (Tubos, cables, bombas, transformadores, …, etc)

Una de las utilidades de los Recursos es poder calcular la Curva de gastos plan, y real o Curvas S, con la cual podemos evaluar el avance planificado tanto en gastos como en %.

Aunque la cantidad de Horas-Hombre (HH) y Hombre-Máquina (HM) se debe calcular en funcion de la cantidad a trabajar y la productividad del recurso, lo mostraremos después.

Realicemos un ejercicio simple en hoja de cálculo primero y luego en la herramienta.Asignaremos el mismo recurso a cuatro actividades para calcular su Curva S y en el camino iremos presentando conceptos (este cálculo se realiza en las herramientas de control, pero es necesario conocerlo), después lo veremos en la herrmienta P6.

En vez de fechas usaremos unidades de tiempo, en este ejemplo pueden ser horas, días,… , o años

Hemos distribuido las Horas-Hombre (HH) según el histórico de la empresa X, y si no hay históricos existen curvas de distribución en P6 que ayudan a dar una dispersión de los recursos en forma de Curva S.

Esta suma vertical, por perído de tiempo, lo realizan las herramientas en forma automática, por lo que es necesario tener una misma unidad de medida. En algunos casos se usa directamente el coste y una moneda general. Pero, cuando se trata de llevar el control de las HH se debe tener cuidado con las unidades.

Hemos dibujado la curva de avance plan del proyecto de estas cuatro actividades basados solo en sus HH por medio de la sumatoria acumulada de sus unidades planificadas. Aunque la curva marca la mitad de cada periodo, representa el valor al final del período.

Pero no todas las actividades se distribuyen igual, veamos la distribución de la Actividad A en términos porcentuales:

Distribución de la actividad A

Hablamos de asociar una curva de distribución a cada uso de este Recurso, aunque también se puede colocar una estándar para todas las actividades. La estimación normal en planificación es la lineal.

La Actividad B tiene otra distribución:

Distribución de la actividad B

En P6 existen unas curvas predefinidas que se pueden usar, o modificar, para todos los recursos, o las podemos usar por tipo de recurso, o crear curvas específicas para recursos específicos.

Cada una de estas Curvas de Recursos puede ser copiada para crear una nueva, y se sugiere nombrarlas con letras mayúsculas para así reconocerlas más rápido. Ponemos como ejemplo la Double Peak:

Una distribución suministrada por P6

Creamos la curva nueva como una copia de la anterior.

Modificamos la curva nueva, y a medida que cambiamos valores la flecha roja, a nuestra derecha, nos informarán de si nos pasamos de 100% o estamos por debajo.

El único problema es que la escala es de 21 posiciones, un poco de práctica nos permitirá ajustar adecuadamente para cada duración

Continuamos con nuestro cálculo en las actividades.

Vemos que no podemos usar los % totales porque todas tienen 100%, ¡Y suman 400%! Debemos ponderar cada actividad por su cantidad de HH sobre el total de su Elemento EDT, o en este caso que no tiene uno, así que lo haremos sobre el total. Así sabremos la  contribución de cada actividad al proyecto (Esto lo hacen las herramientas de control).

Dividimos la cantida total de HH en cada actividad entre el total de HH, lo que nos lleva la gráfica siguiente:

En el eje vertical hemos colocado el avance sobre 100%, en vez de las HH totales, y ahora sabemos que cuando la Actividad A haya alcanzado el 100% de progreso, solo contribuirá con el 40% al total del proyecto. Todos las herramientas hacen este cálculo en cada Elemento EDT que agrupa las actividades, y todas las EDT son ponderadas también para sumar sus contribuciones en el proyecto.

Las herramientas de control permiten cambiar la forma de presentación de los recursos (meses, dias, horas, …) para hacer mas fácil la revisión y el control.

Veamos esto mismo en P6, añadiendo los costes con un precio de 40$/hora de una Retroexcavadora para hacer terrazas en un monte.

Al regresar de asignar el Precio/Unidad (no traducido, e igual a Standard Rate), veremos en la imagen inferior que el Precio/Unidad está en cero, no se ha asignado.

Aprovechamos para revisar el campo de Calcular Costos a partir de Unidades. Si está en blanco se debe marcar.

Para el recálculo hay un comando en el Menú principal: Herramientas->Volver a calcular costos de asignación.

En la nueva pantalla, tomamos la opción Volver a Calcular y P6 nos anuncia que, sea por Precios nuevos o por recálculo de precios, se han vuelto a calcular correctamente.

Ahora si tenemos el Precio/unitario y el Coste presupuestado:

(Se puede abrir cada imagen en otra pantalla de Internet con doble clic, y así podremos ampliarla para ver los detalles).

Planificación del recurso

P6 nos permite mostrar todos las periodificaciones de las Actividades y Elementos EDT, tanto de la Línea Base (LB) como del Real, acumuladas y por perído.

Indiquemos ahora que el avance es exactamente el planeado hasta el 26-jun-2021 y revisemos los cálculos que realiza la herramienta. Usaremos la opción de Actualizar Progreso.

Actualizar Progreso

Vemos que varias columnas han calculado las unidades reales así como su coste a la Fecha de corte indicada, y no hay desfases en las Líneas Base (BL).

Tabla de valores calculados en la herramienta

Esta información se grafica con una opción de la herramienta. La Curva S roja (plan) y la azul (Real), se muestran una sobre la otra ya que les habiamos indicado que queriamos el cálculo de progreso real como si fuera el planeado.


Progreso real idéntico al planificado
Progreso no alineado con plan

De estos cálculos y gráficas hablaremos en otra entrada como Valor Ganado (EV)

Seguimos.

Calendario de no-trabajo

Existen varios casos por los cuales se debe cambiar un calendario para algunas actividades, una es el trabajo de una fase (Ingeniería o construcción) en otro país, y por tanto con otras fechas de trabajo o festivos, o alguna razón para no continuar los trabajos por una cantidad de meses/semanas/días como: Incendios, emergencia sanitaria, protección de especies en época reproductiva, …, etc. Uno de los peores casos son las emergencias sanitarias, primero por su incidencia en los recursos humanos y segundo por que se desconoce su fecha final. Por otro lado, el retraso en las obras no puede considerarse fuente de un reclamo, ya que las fechas las impondrá el gobierno de la zona o el del país.

Si bien el calendario nuevo se incluirá cuando se conozcan la fecha de reincorporación del personal, es necesario generar una nueva Línea Base (LB) con lo cual se desplazarán los finales de las actividades afectadas y los montos del presupuesto,  ya sea que tengan Gastos o Recursos asignados.

Este nuevo calendario será una copia del calendario global para la empresa al cual se añadirán los días que no se trabajarán. En P6 se pueden asociar diferentes calendarios a las actividades pero cada actividad  solo puede tener un calendario.

En nuestro ejemplo sencillo colocaremos una obra que ha tenido el progreso esperado y al 03-Ene-22 ocurré una alerta sanitaria en la zona del proyecto. El gobierno, local o nacional, nos indica que podremos seguir las obras a partir del 31-Mar-22, con lo cual debemos cambiar el calendario de la construcción para que contemple el NO-Trabajo desde la fecha de corte y la nueva fecha de reinicio de obras.

Plan original
Progreso igual al planeado a la fecha de corte

Abrimos el proyecto donde incluiremos un calendario nuevo, seleccionamos el submenú Empresa donde están los documentos comunes, y seleccionamos Calendarios,

ya está sugerido el SEMANA ESTÁNDAR 5 DÍAS, que es el que copiaremos. Clic arriba en Proyecto para así asignar directamente al proyecto que tenemos abierto, de esta forma lo personalizamos al proyecto.

Al agregar,  figura de abajo, P6 asume que se copiará de un calendario existente, en nuestro caso será SEMANA ESTÁNDAR 5 DÍAS.

Al dar doble clic sobre ese se espera que le indiquemos el nombre del nuevo calendario, proponemos EMERGENCIA SANITARIA 2022, y  ahora Modificar.

Se presenta el calendario actual, que es una copia fiel del SEMANA ESTANDÁR 5 DÍAS, mas sus fiestas, y seleccionamos el año luego meses y días que demarcarán el período No Laborable de este calendario . Si hacemos clic sobre el indicador del mes-año cambiará el formato para permitirnos cambiar de año, y luego mes. Clic en el avance de años.

Las fechas que debemos marcar como NO Laborables son : 01-jun-26 a 31-agosto-26, las seleccionamos todas como en Excel y tomaremos la opción No Laborable, y así hasta el 31-Mar-22. Para hacerlo más rápido marcamos las columnas de los nombres de los días + Shift para que los elija todos.

Debemos asignar el nuevo Calendario a las actividades que deben ser desplazadas por el nuevo calendario de la EMERGENCIA SANITARIA. En este caso solo hay una Construcción en el proyecto. Clic sobre el campo de calendario y se abrirá la opción del proyecto, que acabamos de crear.

Con este mismo concepto se trabajará cuando existan varios cambios de calendario durante la vida del proyecto

Con F9 programaremos las actividades y el efecto del nuevo calendario será inmediato.

Para hacerlo mas notorio hemos agregado en su barra una trama que está condicionada para todas la actividades cuyo calendario NO sea ESTANDÁR 5d /8hrs, de esta forma será más sencillo encontrar los proyectos que tienen cambio de calendario ,diferentes del normal, que usemos para todos los proyectos de la empresa.

Una vez aprobado e incluido en nuestro/s proyecto/s, podemos guardar la LB como original y generar una nueva para los períodos faltantes.

Seguimos.

Proceso para generar un plan de ejecución

Es necesaria una gran cantidad de información para generar un proyecto grande/complejo, aunque en esencia es igual en los medianos/pequeños. ¿Qué se producirá al final del proyecto?, ¿Qué estructura nos permitirá controlarlo?, ¿Cuánto dura?, ¿Tiene Riesgos?, ¿Quién, y de qué, es responsable?, ¿Dónde se construirá o llevará a cabo?.

Trataremos de presentar una primera idea básica a continuación.

La planificación es el proceso que define la estrategia del proyecto, siempre se incluyen detalles y pasos específicos que guiarán en el desarrollo del futuro proyecto. De las cosas más importantes a detallar son los eventos “inesperados” que por lo general dependen de factores externos: Duración de permisos, excavaciones arqueológicas, subida del precio de materiales o problemas en las compras o sus transportes al sitio del proyecto.

Dos industriales están sentados en su club, conversando sobre sus negocios, uno de ellos dice que tiene una cantidad de material que debe procesar y el otro le contesta que él posee una fabrica para ese proceso. Ambos comentan la cantidad de material aproximada a procesar, la velocidad de procesamiento en condiciones óptimas, la forma ideal de llevar el material y el tiempo deseado para que el producto final salga al mercado y que sea un negocio para ambos. Terminada la conversación ambos llaman a sus empresas y piden un plan para llevar a cabo el negocio. Las divisiones de ingeniería de ambas empresas hacen cálculos mas precisos y se ponen en contacto para realizar un documento que llenará la caja # 1 Descripción de productos y necesidades, con los Objetivos del proyecto.

1- Objetivos: ¿Qué productos se necesitan para este proyecto?, que materiales, personal o equipo son indispensables para completarlo. Claro que en este punto ya existe una Ingeniería. Se suele empezar con una ingeniería conceptual que nos permitirá crear un proyecto muy sencillo, en la ingeniería básica se amplía la información, la red de actividades crecerá y las compras se definen. En la Ingeniería de detalle ya hablamos con los contratistas seleccionados, pedimos ofertas, y nuestra red de actividades crece significativamente.

2- Organigrama: ¿Qué estructura organizativa se encargará del proyecto? Si es una empresa grande se usará el sistema matricial donde se escogerá personal de la organización y se asignará al proyecto, este personal tendrá dos jefes: El de su organización y la gerencia del proyecto. Si el tamaño de la empresa no lo permite, se deberá asignar al personal que seguirá cumpliendo sus funciones, más las del proyecto.

3- EDT (WBS): ¿Qué estructura nos permitirá responder todas las preguntas de costes, tiempos, esfuerzo, progreso, gastos, …, etc.

4- Asignación de responsables: ¿Quién se encargará de organizar y responder la información que se “requiera” en cada fase o contrato? Se le conoce como Estructura de la Organización (Organization Breakdown Structure, OBS, en Inglés). esta se une a la EDT/WBS y a la estructura de costes de la organización (CBS), con lo cual ataremos todas las actividades a sus respectivas estructuras: OBS, CBS y WBS.

5- Red de trabajo: ¿Cómo se organizarán las actividades en el tiempo, sucesoras, hitos, actividades resumen, …?,

debe construirse por especialidades y luego armar todo el conjunto en una red de actividades, tratando de respetar los 14 puntos de la DCMA.

6- Cronograma: La red de actividades total, que tendrán uno o más calendarios, uno o más contratistas, cumpliendo con las mejores normas para evitar, en lo posible, actividades fuera de secuencia, caminos críticos innecesarios o incorrectos. Se alimentará de cada fase de ingeniería: Conceptual, básica y detalle. Y debe ser proporcional al equipo que la maneje, 2.000 actividades con una sola persona es inviable, aun cuando no todas ocurrirán simultáneamente.

7- Asignación de recursos: Conociendo el Cuándo, se reevaluan los recursos necesarios para tener un coste plan mas ajustado en función de las necesidades.

En proyectos grandes/complejos se suele revisar el cronograma cada 6 meses para cambiar/añadir relaciones, prevenir reclamos, ajustar los recursos de labor y/o los gastos. Usualmente se dice que un contable hace una labor Post-Mortem, ¿Cuanto gastamos?, mientras que un planificador no puede hacer eso, no es esa su función. Se debe prevenir/alertar por medio del plan original y el avance actual, y añadimos: “Por medio del plan revisado y el avance actual” ya que el Plan se debe revisar continuamente, y con frecuencia actualizarlo a las condiciones imperantes.

Muchas veces se nos tilda a los planificadores de pesimistas, pero eso nos hace caer en un grupo especial de ese concepto, redefiniéndolo como: Somos Optimistas, con información.

Seguimos.

Curvas tempranas y tardías

Cualquier herramienta de control debe permitir la graficación de las curvas S como vimos en RECURSOS, pero sabiendo que hay una holgura en muchas de las actividades, ¿Cual sería el peor caso?, Que todas las actividades terminen en su Final tardío (ACTIVIDADES)

Si tenemos sus recursos cargados (y/o: heramientas, equipos, gastos), iremos al menú de Perfiles de actividades

Siempre debe haber alguna selección y supongamos que nos muestra las unidades de recursos mensuales. Con tecla derecha accedemos al menú de Opciones de perfil de consumo de actividades.

Están seleccionada las Unidades y la Mano de obra en el menú superior, y abajo la Línea Base (BL) por fechas.

¿Qué queremos? El Costo y la Mano de obra del menú superior, y abajo: el Presupuestado y la Demora restante, ambas acumuladas.

Tecla derecha para el menú

Y así generamos las dos curvas; Temprana y Tardía.

Y la siguiente pregunta obvia, es: ¿Dónde están esos valores?, ¿Podemos tomarlos, postprocesarlos o agruparlos en Excel?, la respuesta es, si.

Para revisar las cantidades debemos tomar otra opción del menú principal: Hoja de cálculo de consumo de actividades

Los campos que elegimos son los mismos de las curvas anteriores.

Solo debemos seleccionarlo, aunque debemos recordar que no marca las celdas como en Excel y no marcará toda la línea, Ctrl+C y Ctrl+V en Excel.

Se hace notar que los períodos son trimestres, cambiando la escala de tiempo en el diagrama de barras tenderemos tanto detalle como queramos, en la pantalla siguiente las cantidades por días.

Seguimos.