Concepto 1: Estructura De Trabajo (EDT/WBS)

El término EDT se traduce del inglés Work Breakdown Structure o WBS y se usa para agrupar/estructurar los trabajos a realizar en un proyecto.

La planificación y control de proyectos es necesaria para responder preguntas en el futuro del proyecto: ¿Cuánto es el coste directo?, ¿Cuánto es el gasto en equipos?, ¿Qué zona, área o dependencia tiene más retraso en tiempo o contribuye mas al retraso en costes?

Para lograr parte de estas respuestas es necesario estructurar el proyecto.

Veamos un ejemplo:

Una sola barra, sin mas detalles

En este proyecto solo hemos colocado una sola barra, aunque nos han indicado que tiene dos grandes fases, I y II ¿Qué sucederá si nos preguntan cuál es el avance de la Fase I?, o si se ha iniciado la Fase II? Deberíamos poder manejar información y reportar por cada fase tales que podamos saber cuánto se ha gastado  y cuándo se calcula terminar? ¿Si se inicia la compra de equipos en diciembre, saldrán todas las ordenes de compra a tiempo? Esta gran barra no nos permitirá dar detalles.

Dos actividades en el tiempo

En esta nueva definición del proyecto hemos sido más cautos y lo hemos  dividido en dos grandes elementos representando las fases mas importantes, ¿Qué sucede si nos preguntan cuál es el avance de la ingeniería?, o el de las compras? ¿Deberíamos tener reportes individuales para cada una de etapas dentro de cada fase, y poder conocer su fecha y coste final estimado?, y por supuesto, cuando tenga avance saber su coste actual y el coste remanente. ¿Si se inicia la logística de compras en diciembre, ¿Saldrán todas las ordenes de compra a tiempo?

Otra visión del proyecto

En esta estructura del proyecto tenemos más detalles, y responderemos  más dudas. Haremos una Ingeniería (ING) que contendrá todas las disciplinas, y un Movimiento de Tierra (MOV. TIE) en la Fase I. Tres tanques (TNQ) y un Arranque del proyecto (ARRQ) en la Fase II.

¿Qué sucede si nos preguntan cuál es el avance de la FASE I?, o cuándo podrá iniciar la FASE II con un acierto del 90%? Deberíamos poder agrupar o sumarizar  la información que poseemos donde cada parte del proyecto resuma, en tiempo y coste, cuando se calcula terminar.

Mezclando los dos conceptos

Esta estructura parece responder más preguntas que las tres anteriores. Pero esta construida con dos partes: El resumen arriba y más detalle abajo. Ordenemos en una nueva estructura que no dé detalles de las duraciones.

Cada uno de los elementos del Nivel 2, se conectarán con actividades, que se generarán debajo de ellos: Procesos, Civil, Electricidad, Mecánica, Seguridad,… etc, las cuales contendrán: Duraciones, fechas, recursos y gastos que serán guardados en los elementos de la EDT donde están conectados, sumarizando la información.

El Nivel 2 pasará su información sumarizada a los elementos del Nivel 1, donde están conectados. Y el Nivel 1, consecuentemente, resumirá en el Nivel 0. Toda la información general, estará en el Nivel 0, pero podremos revisar las sumarizaciones parciales en los niveles 1 y 2. El detalle del Nivel 2 estará en las actividades, que son el componente que nos dará información de los adelantos o atrasos en el tiempo, junto a los recursos y costes.

Un ejemplo visual de la sumarización:

Sumariza desde abajo hacia arriba

Así, podemos definir la EDT como:

Una división jerárquica del alcance del proyecto para llegar al producto o productos finales a objeto de:

  1. Identificar y definir el trabajo a ejecutar
  2. Identificar los centros de responsabilidad de los trabajos
  3. Formalizar la estructura desde los objetivos estrategicos hasta el nivel de productos.

Con lo cual:

  • Permite  entender  el  alcance  del  trabajo
  • Permite definir el nivel de control
  • Ayuda  a  organizar  y  planificar
  • Simplifica  las  comparaciones
  • Permite asignar  costes  y  códigos

El criterio de elaboración debe cumplir:

1.  La EDT  debe  comprender  “todo”  el  trabajo  a realizar  en  el  proyecto. Esto significa que no solo nuestro trabajo, también los del subcontratista principal, o las excavaciones arqueológicas. El primero porque debemos reportar su avance y el segundo porque nos retrasará el trabajo. TODO ES TODO.

2.  Debe  permitir  la  asignación  de  trabajo  a  cada  elemento del último nivel, sea  cual  sea  su  nivel. (Este punto se entiende mejor en estructuras no simétricas)

3.  La  selección  de  los elementos del último nivel  debe  ser  hecha  de  manera  tal  que  facilite  el  registro  y  control  de  costes  y  tiempo.  Debe responder preguntas: Avance de la Red Norte, coste plan y real  del tanque 23.

4.  Se sugiere asociarla a  la  estructura  organizacional  del  proyecto, creando así la OBS (Organization Breakdown Structure) que mostraría los responsables de cada elemento de la EDT.

5.  La EDT completa debe reflejar la estrategia de ejecución y la complejidad del proyecto.

6.  El primer nivel de consolidación es el proyecto y el último nivel corresponde a los productos a generar u obtener (Subestación, edificio 1, tanque A, torres eléctricas) y suelen ser sub-contratados. Este último nivel se llama Paquetes de Trabajo (Work Packages) que es donde se realizan los Trabajos/Productos.

7.  Los diferentes elementos en cada nivel deben ser claramente identificables, controlables e independientes de los otros elementos en su nivel  (debe  ser  medible  en  términos  de progreso). Todos los  Elementos EDT deben tener un número propio y único.

8.  Es  dinámica  de  acuerdo  a  las  etapas  del  proyecto. Puede crecer, ya que los proyectos dan sorpresas en la vida real y no siempre tenemos toda la definición exacta del trabajo a construir o los riesgos que pueden aparecer.

9. Si se aplica el método FEL (Front End Loading) para la Ingeniería, cada fase va incluyendo niveles y elementos en función del conocimiento/definición que se haga del proyecto.

10. Es una referencia tanto interna como externa al proyecto

Por lo general se suele confundir la EDT con la (EDT + Actividades), pero deben ser diferenciadas.

En la Gráfica se muestra varios Elementos EDT, con su símbolo típico, de un proyecto. Las barras rojas indican que existen actividades críticas dentro de ese Elemento EDT:

Es importante recordar que en P6 no existen las relaciones entre Elementos EDT.

Y ahora, las actividades dentro de esa estructura.

Elementos EDT y actividades relacionadas

Ya con estos dos gráficos podemos ver que si expandieramos todas las cajas de la WBS con sus actividades el gráfico resultante sería inmanejable. Es por eso que se hace énfasis en que la WBS no contiene actividades.

La  Asociación Americana de Ingeniería de Costes (American Association of Cost Engineering, o AACE®, en inglés) propone en su documento 33R-15: Developing the Project Work Breakdown Structure, el siguiente desglose genérico de la estructura. Ellos sugieren que el primer nivel sea llamado cero (0).

Solo se muestran algunas subdivisiones por razón de espacio.

Si esta es la estructura final de un proyecto, las actividades se conectarán debajo del nivel 4.

Nota: Existen casos donde algunos elementos de la estructura no bajan hasta el último nivel.

Seguimos.

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