P6 y conceptos básicos para manejar proyectos en tiempo y coste.

Planificación es el diseño de estrategia para desarrollar un proyecto y responde a las preguntas: Quién, qué, comó, cuándo, dónde, porqué y cuánto, asociadas al proyecto. Después debemos hacer la programación que detalla las fechas y permite analizar los adelantos o atrasos en el tiempo y coste, comparados con el plan Existen muchos programas para Programar proyectos en el tiempo y sus costes, vía recursos o gastos, asignados en sus actividades u operaciones. Todos ellos se basan en los mismos conceptos básicos, y entender estos conceptos es fundamental para manejar proyectos. Este blog pretende aclararlos uno por uno, con ejemplos. Por lo pronto, los presentaremos en esta entrada para luego ampliarlos.

Pero estos diseños obtienen su información del proceso de planificación inicial en el cual se definen entradas y salidas para llegar a la mejor diagramación, información y consecuente programación del proyecto. La siguiente figura muestra el proceso genérico.

Proceso general para el plan de ejecución

PROCESO PLAN DE EJECUCIÓN

Para programar se usan varias herramientas de programación, una de las más usadas en la industria minera/petrolera es Oracle Primavera 6 (P6) que ha ido evolucionando desde la version P3. La cantidad de detalles que puede manejar desde hace mucho tiempo lo han convertido en uno de los más utilizados por todas las empresas petroleras/mineras en todo el mundo. Puede manejar hasta 10.000 actividades y los proyectos se pueden conectar entre ellos o manejarse independientemente. Los conceptos que manejaremos en este blog son válidos para todas las herramientas que manejen proyectos, aunque los ejemplos se harán en P6. Extra, se mostrarán algunos términos con su nombre en español e inglés, dado que mucha de la información en Internet sobre las herramientas de control está en el segundo idioma.

Las empresas grandes (petroleras, mineras, energía,…) suelen exigir a sus contratistas el uso de Primavera por la complejidad de sus proyectos, usualmente medida por la cantidad de subcontratistas que estarán involucrados. Las empresas menos grandes que estas, usan otros paquetes porque sus proyectos son más sencillos, tienen menos subcontratistas, y se pueden conectar fácilmente con los programas de Microsoft, usar bases de datos o reportes inteligentes para sumarizar la información.

Pero la esencia de las herramientas para el control de proyectos son sus conceptos básicos, que aún siguiendo la misma base tienen diferencias, algunas sutiles y otras no.

Por ejemplo: Estructura De Trabajo (EDT), que será el agrupador de información en una estructura tipo arbol que empieza con una caja que define al proyecto y sumariza todos los valores de tiempo y costes, y continua con cajas/elementos que desglosan mas la información, que resumirá la información que la estructura de las actividades manejará: Fechas, progreso, recursos y costes.

Estructura de Trabajo – EDT

Para unas herramientas cada Elemento de la EDT, se considera una actividad y pueden conectarse entre ellos, en el caso de P6 no es posible. Por eso ante la necesidad de importar entre ellos se debe tomar en cuenta este punto.

Ejemplo de EDT, los signos + indican que se tiene mas Elementos dentro

DESARROLLO CONCEPTO EDT

Actividades

Están conectadas a los últimos elementos, mas bajos, de la EDT. Son las que se relacionan entre ellas y propician adelantos o atrasos al proyecto, permitiendo calcular fechas de inicio y término; desplazamiento de costes y/o recursos, y que se sumarizarán en los elementos a los cuales estén asociadas.

Esta parte del proyecto es la que se mueve en el tiempo, es decir: Dada una planificación de las actividades en el tiempo que será actualizada  por medio de su avance/progreso físico o el gasto de sus recursos, por horas, días, semanas o meses, se puede calcular cuánto se ha retrasado o adelantado (potencialmente) la fecha final y el flujo de gastos del proyecto.

En el gráfico se muestran las EDT que agruparán la información de las actividades.

DESARROLLO CONCEPTO ACTIVIDADES

Calendarios

Un fallo normal al planificar es no asociar a las actividades un calendario ya preestablecido para el proyecto. Tal como hemos hecho ahora al definirlo después de las actividades.

Debemos asignar un Calendario para que los cálculos de fechas se hagan correctamente. Si asignamos un calendario de 8 horas diarias y 7 días por semana (8hrsx7d) podremos empezar o terminar un sábado o un domingo. Puede suceder que unas actividades administrativas o de permisos usen uno de 8hrsx5 días. Otras actividades pueden trabajar por turnos de 8 o 6 hrs (dos turnos o más, definibles en el calendario a usar). Ninguna actividad puede usar más de un calendario.

En la figura siguiente se han colocado cuatro (4) actividades idénticas a las que hemos cambiado sus calendarios. Se ha añadido la Línea Base original en amarillo. Pero es evidente que no tienen la misma duración, si el mismo esfuerzo con diferentes calendarios.

DESARROLLO CONCEPTO CALENDARIO

Camino Crítico

Es el camino continuo que define la duración del proyecto desde el inicio de la primera actividad hasta el final de la última. Se usa el Método del Camino Crítico (Critical Path Method, CPM, en inglés) para calcularlo.

Está formado por todas las actividades que no pueden retardarse sin afectar la fecha final del proyecto, y esto se debe a que esas actividades tienen una Holgura Total igual a cero (0) días, pero depende del proyecto. Por ejemplo: Si se realiza el proyecto en la cima de una montaña y necesitan 2 a 3 dias para subir los suministros/materiales, la Holgura Total que se considerará crítica es de, al menos, 3 días.

Se considera que el porcentaje máximo de actividades que deben formar el Camino Crítico es de 10%.

Camino crítico de un proyecto de 2.250 actividades

DESARROLLO CONCEPTO CAMINO CRÍTICO

Recursos

Las personas, equipos o materiales que se usarán en cada actividad. En la siguiente imagen la Actividad 3 tiene dos recursos: Un Ingeniero mecánico y uno eléctrico con sus precios unitarios, una duración que puede ser igual, o menor, a la actividad que lo gastará y un coste total.

Recursos asignados a una actividad

DESARROLLO CONCEPTO RECURSOS

Si ahora representamos estos tres grupos de información: EDT, Red de actividades, Camino crítico y Recursos podemos usar la siguiente figura:

Gastos y Precios unitarios de Recurso

En todas las herramientas para control se puede asociar Gastos y/o Precio por unidad de recurso.

Existen Gastos predefinidios y se pueden crear más.

Se pueden asociar varias categorías y usarlas, una o más, en cualquier actividad.

Se puede asociar el Gasto en forma puntual al inicio, al final o distribuirlo en toda la actividad, hay campos para cada fase de control del Presupuesto de Gastos

Y se pueden graficar solo como Gastos, sin distinción en P6. Al exportar hacia Excel, hay una opción para los Gastos asociados a las Actividades como lo hay para Recursos y Relaciones.

Si ademas tenemos precios asignados a los recursos por sus horas, podemos tener tablas y curvas por cada uno (juego de campos de presupuesto para Gastos, para el uso de Recursos, Líneas Base de cada uno,…), es decir, los presupuestados separados o el total : Costo Total Presupuestado

Los Recursos tienen su Standard Rate que tendrá ese valor desde el 01Enero21 hasta que lo cambiemos a partir de una nueva fecha, el nuevo valor no puede sobreescribir el anterior.

Siempre y cuando recordemos que se deben recalcular los costos de asignación.

DESARROLLO CONCEPTO GASTOS

Valor Ganado

Una vez planeadas todas las relaciones y cargados los recursos/gastos se calcula, en base al calendario, las fechas planificadas. Se genera la Línea Base o plan original (barras amarillas en la imagen inferior) y se da progreso al proyecto, con lo cual las fechas reales de ocurrencia moverán a inicios mas tardíos o mas tempranos las actividades (barras azules y rojas), gracias a estos datos podemos graficar las curvas de Valor Ganado (Earned Value, EV, en Inglés) que todas las herramientas de control serias tienen que poder calcular, porque si no, no se podrían vender en los EE.UU. que ha sido el principal promotor de este tipo de parámetro de control (KPI) para sus compras de Defensa.

Se incluirán varias columnas y con esa información que la herramienta nos dá, podemos evaluar y/o corregir/proponer el próximo esfuerzo que debe hacerse para terminar en tiempo.

Recordemos siempre que todo lo que está a la derecha de la líne azul vertical (Data Date o DD) está terminado o por terminar (colores azules) y todo lo que está a la izquierda es una posibilidad, si no corregimos a tiempo. En la gráfica inferior las actividades se han realizado como fueron planeadas, pero esto nunca debe significar que dejemos de controlar/sugerir hasta el final.

Gráficos del recurso Plan y Real con progreso igual al planeado.

Seguimos.

Nelson Hernández Manso